Sur iPaidThat, vous pouvez inviter d'autres collaborateurs de votre entreprise afin qu'ils utilisent eux aussi l'application mobile iPaidThat.
Le but ? Que l'ensemble de vos collaborateurs ajoutent leurs notes de frais via l'application pour simplifier et centraliser la comptabilité de votre entreprise.
Pour cela, vous avez deux solutions sur iPaidThat :
Ajouter un utilisateur
Ajouter plusieurs utilisateurs en une seule fois
1️⃣ Comment ajouter un utilisateur ?
Une fois connecté sur votre compte iPaidThat, dans la section "Pré-compta" ,rendez-vous dans l'onglet :
"Note de frais" à gauche avec l'icône d'une tasse de café
Puis cliquer sur le bouton "Employés" ensuite " + Ajouter un employé "
En cliquant sur le bouton "+ Ajouter un employé" un volet va s'ouvrir vous invitant à rentrer les informations du collaborateur que vous souhaitez ajouter dans les utilisateurs de l'application mobile.
Prénom
Nom
Téléphone (il recevra sur son numéro un lien qui lui permettra d'ajouter l'application mobile iPaidThat)
Email
Manager (il faut donner le nom de son manager qui pourra gérer et fixer les limites de dépense par employé)
Une fois les informations saisies vous pouvez cliquer sur "+Ajouter un utilisateur"
L'utilisateur que vous avez saisi recevra un lien en SMS vers la web app iPaidThat. Il devra l'enregistrer sur son téléphone (voir "Comment ajouter l'application mobile iPaidThat)
Une nouvelle ligne apparaît avec le collaborateur que vous venez d'ajouter.
Vous avez trois boutons :
Le premier pour modifier les informations de ces collaborateurs
Le second pour visualiser les documents ajoutés par le collaborateur
Le troisième pour renvoyer le lien pour accéder à l'application mobile
2️⃣ Comment ajouter des utilisateurs en masse ?
Si vous souhaitez ajouter une liste de collaborateurs de votre entreprise à rejoindre l'application mobile, vous pouvez importer un fichier pour tous les ajouter en une seule fois.
Une fois connecté sur votre compte iPaidThat, rendez-vous dans la section :
"Notes de Frais" à gauche avec l'icone d'un taxi jaune
Puis cliquer sur le bouton "+ Import de plusieurs employés"
Un volet va s'ouvrir sur la droite vous invitant à créer un fichier Excel (.xlsx).
Vous pouvez télécharger le template en cliquant sur le lien "template.xlsx"
Une fois téléchargé, vous pouvez l'ouvrir et compléter dans les bonnes colonnes les informations de vos collaborateurs que vous souhaitez inviter à rejoindre l'application mobile. N'oubliez pas de bien enregistrer votre fichier Excel.
Vous pouvez ensuite retourner sur iPaidThat et cliquer sur "Choisir un fichier" pour uploader le fichier que vous venez de créer.
Vous pouvez sélectionner ou non un Manager pour votre liste de collaborateur. Puis cliquer sur "Télécharger le fichier Excel"
Vous verrez ensuite un affichage rapide des données que vous allez importer. Si cela est correct, vous pouvez cliquer sur "Importer les utilisateurs"
Votre liste sera ensuite ajoutée sur votre espace iPaidThat et cette liste recevra également un lien d'invitation SMS pour rejoindre l'application mobile. (voir "Comment ajouter l'application mobile iPaidThat).