Présentation

L'application Gestion de Factures vous permet d'accéder aux fonctionnalités de base de l'outil en mode Pré-Comptabilité :

voir votre liste de vos documents,
ajouter et traiter comptablement vos documents.

La page d'accueil vous permet d'accéder à

La liste de vos factures récupérées classées par défaut par date d'émission de la facture
Voir leur statut (A traiter, A approuver, A associer, A payer, Payée)
Vérifier leur échéance (si renseignée)
Voir et rechercher selon leur montant

Vous pouvez rechercher une facture par mot clés, montant, via le bouton loupe :

Vous pouvez organiser votre liste de factures grâce au bouton filtres et tri :

cf plus bas partie 4

Utilisation

1️⃣ Importer et ajouter des documents

Vous pouvez ajouter des documents depuis la page d'accueil en appuyant sur la pastille "+" rouge en bas à droite.

Vous pouvez ajouter des documents en prenant une photo avec votre téléphone, ou en sélectionnant une photo ou un fichier déjà présent dans votre téléphone.

Si vous importez plusieurs documents en même temps, il est recommandé de regrouper vos documents par type (Débit/Crédit/Note de Frais) et de faire un import par type.

Vous pouvez ajouter plusieurs pages à 1 document :

Vous pouvez ajouter plusieurs documents en 1 import :

Une fois que vos documents sont prêts, vérifiez bien le type des documents (Débit / Crédit / NDF) avant d'appuyer sur la flèche rouge en bas pour les importer dans votre Pré-Compta :

Une fois vos documents importés, ils sont visibles à la fois sur votre Pré-Compta depuis l'application mobile et aussi depuis votre ordinateur.

2️⃣ Supprimer un document importé

⚠️ Seuls les documents en statuts "à traiter" peuvent être supprimés depuis l'application mobile.

Pour supprimer un document depuis l'application, cliquez sur ce document pour l'ouvrir puis sur le bouton 🗑️ en haut à droite, confirmez l'action en choisissant "Supprimer". Le document sera supprimé de votre Pré-Compta sur l'application mobile et aussi sur l'outil depuis votre ordinateur.

3️⃣ Traiter un document

Depuis la page d'accueil vous pouvez par exemple choisir de voir toutes vos factures à traiter pour les éditer et les valider depuis votre application.

cf ci contre 👉

Pour rappel les différents statuts de document sont les mêmes que sur l'interface web. Les statuts "à approuver" et "à payer" existent aussi, et sont également facultatif.

Etape 1 : facture "à traiter"

Vous cliquez sur une facture "à traiter" pour l'ouvrir.

Vous devez relire la facture avant de la valider et si vous avez besoin de faire des modifications, vous pouvez cliquer sur le bouton ✏️ en haut à droite :

Vous pouvez modifier les informations du document (montant, devise, ajout de tag, etc). N'oubliez pas d'appuyer sur le bouton rouge "Enregistrer" en bas de page une fois terminé.

⚠️ "Enregistrer" va servir à enregistrer les informations que vous venez de saisir ou de modifier, il ne valide pas le document.

Une fois votre document relu (et complété) par vos soins, vous pouvez le valider en cliquant sur le bouton rouge "Valider" en bas de page. Son statut passera en "à associer" (ou "à approuver" le cas échéant, selon vos règles de workflow) :

Le statut à approuver n'apparaît pas automatiquement. En effet, il ne sera visible que si vous avez, au préalable, crée une règle d'approbation dans l'onglet Workflow. Vous aurez plus d'informations sur ce statuts dans l"étape 1.bis ci dessous.

Etape 1.Bis : facture "à approuver"

Pour rappel les différents statuts de document sont les mêmes que sur l'interface web. Le statuts "à approuver" existe aussi, et est également facultatif.

Les approbations fonctionnent de la même façon sur l'application mobile et sur l'interface web. En revanche la création et la gestion des workflows est possible uniquement sur l'interface web.

Sur l'application mobile, j'ai par exemple 2 factures de mon fournisseur Cityscoot "à traiter", l'une d'un montant de 3,36€ et l'autre d'un montant de 60,00€ :

J'ouvre la première, je la relis, la complète au besoin et la valide, cf ci contre à droite.

Son statut devient "à associer" 👉

J'ouvre la seconde, je la relis, la complète au besoin et la valide, cf ci contre à droite.

Son statut passe en "à approuver" car j'ai une règle sur mon compte où les factures de ce fournisseur, supérieur à 10,00€ sont soumis à approbation d'un collaborateur 👉

Depuis le filtre, je peux retrouver les factures selon leur statut, cf ci contre et choisir les factures "à approuver".

Une fois sur un document "à approuver", comme sur l'interface web je peux le rejeter ou l'approuver.

Si le document est validé, il passe au statuts suivant.

En revanche, il sera automatiquement placée dans la corbeille si vous cliquez sur "Rejeter".

Etape 2 : facture "à associer"

Cas 1 : votre facture n'est pas payée

Vous pouvez marquer une facture comme à payer, en cliquant sur "Marquer à payer":

Le statut de la facture devient en haut à droite "A payer".

Vous n'avez plus d'actions pour le moment à faire sur cette facture.

Cas 2 : votre facture a été payée

Si l'outil détecte une ligne bancaire qui correspond à votre document, il vous proposera l'association bancaire correspondante :

Il suffit de cliquer sur le bouton rouge "Associer" . Le statut de la facture devient "payée".

Cas 3 : votre facture a été payée mais la ligne de banque n'est pas encore visible

Si l'outil n'a pas détecté de ligne bancaire correspondante, vous verrez s'afficher "Aucune suggestion d'association disponible".

Si aucune transaction n'est reconnue dans l'immédiat, c'est :

soit parce que celle-ci n'est pas encore visible dans vos flux bancaires
soit parce que le paiement n'a pas encore été effectué

Vous pourrez par la suite associer vos lignes bancaires aux documents correspondants directement depuis l'interface web dans l'onglet Pré-compta > Banques (onglet qui n'est pas disponible sur l'application mobile).

Pour plus d'informations sur ce sujet, vous avez à disposition notre article concernant les différentes façons d'associer vos lignes de banque aux documents.

Vous pouvez également attendre que la ligne bancaire correspondant soit lisible sur notre outil afin qu'elle vous soit proposée directement sur le document.

4️⃣ Filtres et tri

Pour accéder à la page "Filtres et tri", cliquer sur le bouton depuis votre page d'accueil.

Trier = vous voyez toujours tous les documents mais ils sont rangés dans un certain ordre selon une règle de tri que vous allez définir.

Filtrer = vous voyez seulement les documents qui répondent à certains critères que vous allez selectionner.

Les deux fonctions sont indépendantes. Vous pouvez seulement trier, seulement filtrer ou trier ET filtrer en même temps.

Les tris

Une fois dans l'onglet "Filtres et tri", vous pouvez trier.

par dates (croissantes et décroissantes)
par compte tiers (de A à Z ou de Z à A)
par montant (croissants et décroissants)

Une fois votre sélection faite, appuyez sur le bouton rouge en bas "ok" pour appliquer votre tri.

Le bouton gris "Réinitialiser le tri" sert à remettre le paramètre par défaut (à savoir : tri par Date d'émission de facture du plus récent au plus vieux).

⚠️ Le bouton "Réinitialiser le tri" sert bien à remettre les paramètres par défaut du tri. Celui tout en bas "Réinitialiser" sert à remettre les paramètres par défaut sur les filtres.

Les filtres

Une fois dans l'onglet "Filtres et tri", vous pouvez filtrer vos documents :

par Dates

par Détails de la facture

par Filtres additionnels

Vous devez appuyer sur le bouton rouge en bas "ok" dans chaque réglage de filtres pour l'activer.

Vous revenez ainsi sur la page d'accueil des filtres à chaque fois et pouvez vérifier les filtres choisis (petites bulles noires avec le nombre de filtres affectés). Vous pouvez mettre autant de filtres que nécéssaires :

Une fois votre sélection faite, appuyez sur le bouton rouge en bas "ok" pour appliquer votre/vos filtre(s) à toutes vos factures.

Le bouton gris en bas "Réinitialiser" sert à remettre le paramètre par défaut (à savoir : toutes les factures par date d'émission (🔴 à vérifier) du plus récent au plus vieux).

Regardons maintenant en détails tous les filtres proposés et leur intérêt : cliquez sur le triangle noir pour voir le détail.

Filtres par date :

date d'émission : choisissez la période où la/les factures a/ont été émise/s entre
- Ce mois
- Le mois dernier
- Cette année
- L'année dernière
- Les deux dernières années
- une période personnalisée
date d'échéance : choisissez une période personnalisée où la/les factures est/sont arrivée/s à échéance

Filtres "détails de la facture" :

tous / débit / crédit : vous avez la possibilité de filtrer les documents pour afficher uniquement ceux de type charges ou ceux de type revenus ou tous types.
Compte tiers : ce filtre vous permet de n'avoir accès qu'aux documents concernant l'un de vos comptes tiers. À la création de votre espace, aucun compte n'est existant dans cette partie, de ce fait un compte est créé à chaque fois qu'un nouveau fournisseur ou client ou employé est reconnu. En revanche, vous pourrez à tout moment modifier un compte fournisseur, pour plus d'informations, n'hésitez pas à consulter cet article.
Type de compte tiers : il vous est possible ici de filtrer vos documents par type de compte tiers : fournisseurs, clients, employés ou tiers.
Mode de paiement : ce filtre vous permet de filtrer vos documents par méthode de paiement utilisée (Amex, CB, virement bancaire, chèque, espèces, Paypal, ...).
Catégorie : le filtre par catégorie, lui, se base sur votre plan comptable. Toutes les catégories peuvent être modifiées à tout moment comme l'explique cet article.
Compte de note de frais de... : en filtrant ainsi, vous aurez accès à tous les documents en lien avec l'un des employés (préalablement renseigné dans l'onglet Note de frais) qui a payé une note de frais.
Ajouté via l'app mobile de... : en filtrant ainsi, vous aurez accès à tous les documents en lien avec l'un des employés (préalablement renseigné dans l'onglet Note de frais) qui a ajouté une note de frais.
Utilisateur mentionné : vous pouvez utiliser ce filtre pour retrouver les documents où a été mentionné l'un de vos collaborateurs.
Tag exclus : ici, vous pouvez filtrer selon les tags que vous aurez donner préalablement à vos documents, vous aurez la possibilité d'exclure ceux que vous ne souhaitez pas voir. Pour comprendre les tags, n'hésitez pas à vous rendre sur cet article.
Tag inclus : à l'inverse du filtre précédant, vous pouvez ici décider de ne voir apparaître que les documents marqués par un tag en particulier. Pour comprendre les tags, n'hésitez pas à vous rendre sur cet article.

Filtres additionnels :

Anomalie détectée
Autre devise
Avec catégorie de transaction
Banque : avec transaction
Banque : sans transaction
Commentaires où je suis mentionné (non lus)
Date d'échéance dépassée
Documents avec commentaires
Décaissement de trésorerie
En attente d'approbation
Encaissement de trésorerie
Exclure clients
Export : déjà exporté
Export : non exporté
Factures d'achats
Factures en doublon
Factures non supprimées
Factures supprimées
Flag : annoté
Flag : non annoté
Historique (par ordre d'ajout)
Ignorer les dates
Imputation avancée : avec
Indemnités kilométriques
Le document n'est pas valide
Marquée comme payée
NDF : exclure les notes de frais
NDF : uniquement les notes de frais
Non marquée comme à payer
Notes de frais
Nouveau
Pas totalement payé
Sans catégorie
Sans catégorie de trésorerie
Sans fournisseur
Statut : document non validé
Statut : document validé
Statut : pas vérifié par le comptable
Tag : avec au moins un tag
Tag : sans tag
Totalement payée
A payer

Pour conclure, voici un récapitulatif des fonctionnalités de l'application mobile versus celles de l'interface web :

Fonctionnalité	Sur l'application mobile	Sur l'interface web
Accès à l'onglet Pré-compta :	en partie :	✅ oui
- consulter toutes mes factures (émises et reçues)	✅ oui	✅ oui
- compléter et modifier les informations d'un document avant validation	✅ oui	✅ oui
- rejeter/approuver un document soumis à approbation (si je suis l'approbateur·ice)	✅ oui	✅ oui
- créer/gérer une règle de workflow	❌ non	✅ oui
- créer/ajouter gérer des membres utilisateur·ices	❌ non	✅ oui
- associer un document à une transaction bancaire si une association bancaire suggérée	✅ oui	✅ oui
- associer un document à une transaction bancaire que je recherche par montant ou par libellé	❌ non	✅ oui
- faire une association de document à un montant hors banque	❌ non	✅ oui
Accès à l'onglet Banques Accès à l'onglet Rapport Accès à l'onglet Note de Frais Accès à l'onglet Vente Accès à l'onglet Trésorerie Accès à l'onglet Paiement Accès à l'onglet à GED Sécurisée Accès à l'onglet Mon Compte Accès à l'onglet Suggestion Accès à l'onglet Aide	❌ non	✅ oui

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