Afin de permettre une meilleure approche du système de validation des documents, nous avons ajouté une option "Workflow".
Cette dernière permet de choisir un membre de l'entreprise pour valider une sélection de documents (basés sur leur montant ou le compte auxiliaire par exemple).
Cette option permet également de valider automatiquement vos documents basés sur une condition x ou, dans le cas d'un multi organisation, de déplace le document !
Il s'agit d'une étape supplémentaire entre la validation des informations du document et le rapprochement en banque.
Tout comprendre sur le Workflow
1️⃣ Accéder à l'onglet Workflow
L'onglet Workflow est disponible en cliquant sur Pré-Compta, ensuite sur Mes factures puis sur Workflow.
Voici le visuel de l'onglet Workflow.
Vous pourrez voir et modifier les règles déjà créées depuis cet onglet. Vous aurez également un visuel sur le détail des règles sans avoir à cliquer sur cette dernière.
En haut à droite, le bouton Ajouter vous permet de créer une règle d'approbation !
2️⃣ Créer une règle d'approbation
Cliquez sur l'option Ajouter pour commencer la création de la règle. Vous serez alors redirigé vers ce visuel:
Vous pourrez choisir le type d'action que vous souhaitez créer, définir les conditions d'application pour les documents. Dans le cas d'une approbation, il faudra également choisir la personne à qui vous souhaitez les attribue. En revanche, dans le cas d'un passage d'une entreprise à l'autre, c'est l'entreprise de réception qu'il faudra préciser.
Pour déterminer les documents en question, vous pouvez filtrer par fournisseur/client, catégorie comptable, montant, ou typologie de document (dans le cas d'une note de frais).
Pour revenir sur le cas d'un approbateur ce dernier aura accès aux documents en question en cliquant sur Pré-Compta, puis sur Mes Factures et à approuver:
⚠️ Attention: Pensez bien à vous assurer que le rôle attribué aux membres permet bien l'accès à l'onglet Workflow. Il existe 3 niveaux d'autorisation:
Pas d'accès
Restreint: Accès à l'approbation des documents qui vous sont assignés
Accès complet: Accès à la création de règles d'approbation et à l'intégralité des documents à approuver
Vous pouvez modifier un rôle depuis la section Paramètres, puis Rôles.
3️⃣ Approuver un document
Depuis la section "Mes factures", cliquez sur l'onglet "à approuver "pour accéder aux documents que vous devez approuver. Vous pourrez alors cliquer sur le document et sur l'option "Approuver la facture".
Si vous ne souhaitez pas approuver la facture, cliquez sur "Rejeter la facture" et cette dernière sera envoyée dans la corbeille.
Notez également qu'un Accès complet permettra également de forcer l'approbation sur un document à la place de l'approbateur affecté.