Afin de permettre une meilleure approche du système de validation des documents, nous avons ajouté une option "Workflow".
Cette dernière permet de choisir un membre de l'entreprise pour approuver un ensemble de documents (basés sur leur montant ou le compte auxiliaire par exemple).
Cette option permet également de valider automatiquement vos documents basés sur une condition ou plusieurs, dans le cas d'une multi-organisation, de déplacer le document d'une entreprise à une autre !
Il s'agit d'une étape supplémentaire entre la validation des informations du document et le rapprochement en banque.
💡Besoin d’aide ? Découvrez notre vidéo explicative qui vous guide pas à pas 💡:
1️⃣ Accéder à l'onglet Workflow
L'onglet Workflow est disponible en cliquant sur Pré-Compta -> Mes factures -> Workflow.
Voici le visuel de l'onglet Workflow.
Vous pourrez voir et modifier les règles déjà créées depuis cet onglet. Vous aurez également un visuel sur le détail des règles sans avoir à cliquer sur cette dernière.
En haut à droite, le bouton Ajouter vous permet de créer une règle d'approbation
2️⃣ Créer une règle d'approbation
Cliquez sur l'option Ajouter pour commencer la création de la règle. 2 options s'ouvrent à vous :
Approuver une facture avant sa validation comptable
Vous pourrez alors choisir de l'appliquer uniquement pour les prochains documents ou alors directement sur tous les documents remplissants les conditions à aujourd'hui.
Approuver une facture après sa validation comptable
Une fois cette première étape décidée, vous pouvez alors indiquer de la personne en charge d'approuver les documents correspondants
Vous pourrez enfin définir les conditions d'applications :
Fournisseur/client
Montant
Notes de frais
Tag
Pour revenir sur le cas d'un approbateur ce dernier aura accès aux documents en question en cliquant sur Pré-Compta -> Mes Factures -> à approuver
⚠️ Attention: Pensez bien à vous assurer que le rôle attribué aux membres permet bien l'accès aux factures qu'ils doivent approuver. Il existe 3 niveaux d'autorisation:
Pas d'accès
Restreint: Accès à l'approbation des documents qui vous sont assignés
Accès complet: Accès à la création de règles d'approbation et à l'intégralité des documents à approuver
Ce dernier rôle permet notamment d'approuver à la place d'un autre dans le cas d'une absence ou simplement en tant qu'amnistrateur.
Vous pouvez modifier un rôle depuis la section Paramètres -> Rôles.
3️⃣ Approuver un document
Depuis la section "Mes factures" -> "à approuver" pour accéder aux documents que vous devez approuver. Vous aurez alors 2 options :
Approuver la facture : la facture passe alors au prochain statut lui correspondant. Nous enregistrons la date, heure et la personne qui a approuvé cette dernière.
Rejeter la facture : la facture est alors transféré en corbeille et est considéré jetée et ne sera donc pas comptabilisé.
Notez également qu'un Accès complet permettra également de forcer l'approbation sur un document à la place de l'approbateur affecté.