Afin de permettre une meilleure approche du système de validation des documents, nous avons ajouté une option "Workflow".
Cette dernière permet de valider automatiquement vos documents basés sur une ou plusieurs conditions (montant ou compte tiers par exemple).
Tout comprendre sur le Workflow
1️⃣ Accéder à l'onglet Workflow
L'onglet Workflow est disponible en cliquant sur Pré-Compta, puis sur Workflow.
Voici le visuel de l'onglet Workflow.
Vous pourrez voir et modifier les règles déjà créées depuis cet onglet. Vous aurez également un visuel sur le détail des règles sans avoir à cliquer sur cette dernière.
En haut à droite, le bouton Ajouter vous permet de créer une règle de validation !
2️⃣ Créer une règle de validation
Cliquez sur l'option Ajouter pour commencer la création de la règle. Vous serez alors redirigé vers ce visuel:
Vous pourrez choisir le type d'action que vous souhaitez créer et définir les conditions d'application pour les documents. Dans le cas d'une validation, je vous invite à choisir l'option "valider automatiquement la facture à l'import".
Le paramétrage de vos conditions s'effectue via plusieurs critères : fournisseur/client, catégorie, montant, ...
Pour plus de flexibilité, l'outil vous permet aujourd'hui de combiner plusieurs options au sein d'une seule et même condition.
Par exemple, vous pouvez désormais regrouper plusieurs fournisseurs dans une règle unique de validation automatique :
Ici par exemple, tous les documents des fournisseurs SFR, FREE et Amazon seront concernés.
💡 Astuce Gain de Temps : Plutôt que de créer une règle par fournisseur, cochez simplement tous les fournisseurs concernés dans une seule règle de workflow.
Cela s'applique bien entendu pour toutes les conditions.
⚠️ Notons bien que les règles créées sur cette page n'ont pas d'effet rétroactif: les documents sont vérifiés au moment de l'import ou d'une modification.
Par exemple: si vous créez une règle avec comme condition de validation le compte fournisseur Free, elle s'appliquera dans 2 cas:
Si le fournisseur Free est détecté sur la facture à l'import
Si le fournisseur du document est modifié pour y attribuer le fournisseur Free