Il est commun d'importer plusieurs fois les mêmes documents sur votre espace.
Voici la solution la plus simple pour éliminer ces doublons :
Comment détecter facilement les potentiels doublons ?
Pour détecter facilement les potentiels doublons, rendez-vous dans l'espace Pré-compta > Mes Factures.
Si vous voyez la mention "⚠️ Doublon", l'outil vous notifie la probable présence d'une facture déjà importée sur votre espace :
Comment traiter ce potentiel doublon ?
Afin de traiter cette situation 2 solutions s'offrent à vous :
Cliquer sur la mention "Doublon"
Ouvrez la facture avec cette mention
Lorsque vous ouvrez le document, vous apercevrez un rectangle jaune, vous proposant de vérifier les différents documents similaires, vous pouvez ainsi cliquer sur le bouton "Vérifier".
L'outil vous demandera ensuite de consulter les différents documents similaires. Il est important de comparer les différents éléments mis en avant afin de vous assurer qu'il s'agit bien de doublons, et donc de déplacer le ou les bons documents dans la corbeille :
Le visuel de la facture : vous devez vous assurer que les visuels soient les mêmes (encadré bleu)
Ensuite vous pourrez comparer les informations remontées dans l'encadré rouge:
Fournisseur
Montant
Date d'émission
Date d'ajout
Numéro de facture
Statut du document
Une fois cette étude réalisée on peut traiter ce potentiel doublon.
Si les documents sont en double, il faudra déplacer dans la corbeille l'un de ces documents. Pour cela, l'objectif est de déplacer le document qui a reçu le moins de traitement de votre part. Pour cela vous pouvez vous référer au statut du document et conserver celui avec le statut le plus avancé.
Dans l'exemple ci-dessus, nous avons un document en statut "À traiter" et un document "Validé". Il faut donc conserver le document "Validé" afin de conserver le traitement déjà réalisé (validation du document + association) :
Il faut donc déplacer dans la corbeille le document avec le statut "À traiter" via le bouton "Déplacer dans la corbeille" :
Si, après étude, les documents ne sont pas des doublons, vous pourrez alors cliquer sur "Ignorer les doublons" :
Ces documents seront conservés et ne seront alors plus identifiés comme doublons.