La séparation comptable est une nouvelle fonctionnalité permettant de séparer la saisie et le traitement des documents et la catégorisation des pièces comptables.
1️⃣ Activer la séparation comptable sur votre compte :
Afin d'activer la séparation comptable sur votre espace, rendez-vous dans l'espace Pré-Compta > Paramètres > Activer l'imputation comptable > Enregistrer :
Une fois cette fonctionnalité activée, il est nécessaire de donner un accès à la catégorisation comptable aux membres concernés. Pour cela, rendez-vous sur l'onglet "Mon Compte" > "Rôles".
2️⃣ Gestion des rôles et accès
La section concernée "Catégorisation comptable" est à adapter selon le rôle. Plusieurs niveaux d'accès sont disponibles :
Pas d'accès : Le collaborateur n'a pas accès aux actions d'imputation à des catégories comptables sur une facture.
Accès restreint : Le collaborateur a accès aux actions d'imputation à des catégories comptables (simples ou avancées) sur une facture. Il ne peut pas verrouiller une imputation comptable.
Accès complet : Le collaborateur a accès aux actions d'imputation à des catégories comptables (simples ou avancées) sur une facture. Il peut aussi verrouiller une imputation comptable pour qu'elle ne soit pas modifiable par un utilisateur disposant d'un accès restreint.
3️⃣ Utilisation en Pré-Comptabilité
Lorsque vous activez la séparation de la catégorisation comptable, le traitement des documents devient différent puisqu’ajouter une catégorie comptable n’est plus obligatoire.
Ainsi, quand une facture est ajoutée dans la partie Pré-Compta, celle-ci peut être traitée par le client mais celui-ci (ou le collaborateur) n’a plus a indiqué expressément une catégorie comptable afin que la facture ne soit validée.
Une fois les rôles paramétrés et la séparation comptable activée, voici le visuel que vous observerez dans l'espace Mes factures :
4 nouveaux statuts de documents sont disponibles :
À compléter : La catégorie comptable est à ajouter.
Complété : l'imputation comptable est complétée et équilibrée.
Complété et verrouillé : l'imputation comptable est complétée, équilibrée et verrouillée.
Déséquilibré : L'imputation comptable est déséquilibrée.
Sur le document, vous avez une section dédiée à l'ajout d'une catégorie comptable :
Depuis cette section, vous pouvez ajouter une catégorie comptable et ainsi la verrouiller si votre rôle le permet (Cf encadré bleu) :
Bon à savoir : lorsque iPaidThat détecte un comptes de tiers et qu’une catégorie lui est automatiquement assignée, alors on marque l’imputation comptable comme complète. Il faut donc veiller à bien vérifier la catégorisation avant d’effectuer un export comptable.
Activation de l'imputation avancée des catégories du document :
Vous pouvez activer l'imputation avancée plus facilement, depuis cette nouvelle section :
Vous avez alors plusieurs solutions :
Remplir l'imputation avancée manuellement
Appliquer un modèle de catégorisation avancée déjà existant
Remplir et enregistrer le modèle d'imputation avancée
Verrouillage du document
Une fois complétée, l’imputation peut être verrouillée. Le verrouillage peut-être activé par un utilisateur ayant le rôle “Accès Complet” et permet :
d’indiquer aux équipes et au client que le document a bien été traité et vérifié,
à éviter les modifications alors qu’un export du document (avec l’écriture comptable) a déjà été effectué, afin d’éviter les erreurs.