💡Besoin d’aide ? Découvrez notre vidéo explicative qui vous guide pas à pas 💡:
Rendez-vous sur l'onglet "Pré-compta" -> "Comptabilité" -> "Export écritures"
N'oubliez pas dans un premier temps, d'inviter votre comptable à rejoindre votre espace !
1️⃣ Les différents types de comptabilité
1️⃣ Les différents types de comptabilité
Il est nécessaire dans un premier temps de sélectionner le type de comptabilité liée à l'entreprise.
Par défaut, l'affichage est en comptabilité d'engagement.
Voici la page d'aide concernant l'activation et la compréhension de la comptabilité de trésorerie.
Avec la comptabilité d'engagement, vous allez pouvoir exporter le journal de banque (en rouge) et également les journaux d'achats/ventes (en bleu).
La comptabilité de trésorerie, étant basée sur les mouvements bancaires, vous pourrez alors exporter uniquement les écritures du journal de banque (en rouge).
2️⃣ Les différents formats d'exports disponibles et ses composantes
2️⃣ Les différents formats d'exports disponibles et ses composantes
Dans cette section vous pouvez choisir grâce au menu déroulant le logiciel utilisé par votre cabinet comptable afin d'exporter les données sous le bon format.
2.1 - Format du fichier
Nous proposons plusieurs formats d'exports ainsi qu'un format à personnaliser (vous trouverez la page d'aide sur ce format).
N'hésitez pas à contacter l'équipe support si le format de votre logiciel n'est pas disponible.
2.2 - Composantes du libellé d'écriture
Vous pouvez choisir les composants de votre libellé, pour cela remplissez le champ "Sélectionnez les composantes du libellé d'écriture (optionnel)" depuis la page "comptabilité" juste après le choix du logiciel comptable.
Une fois les composants choisis, vous retrouverez votre colonne libellée en fonction de votre choix.
Dans le cas d'un export sous le format CSV, il vous faut choisir le champ "custom_label" afin de voir le libellé personnalisé de votre choix.
3️⃣ Le journal de banque
3️⃣ Le journal de banque
Le journal de banque
Si vous souhaitez exporter votre journal de banque vous devez cocher la case de l'encadré rouge
Voici les options complémentaires pour l'export relatif au journal de banque :
Vous pouvez exporter le journal de banque d'un compte bancaire en particulier (encadré rouge)
Vous pouvez inclure les transactions avec ou sans justificatifs (encadré bleu)
Vous pouvez inclure les transactions dont l'association a été ignorée (non conseillé) (encadré rose)
Vous pouvez inclure les transactions que vous avez indiqué comme des CB différé via des règles d'association. (encadré marron)
4️⃣ Le journal d'achats et de ventes
4️⃣ Le journal d'achats et de ventes
Si vous souhaitez exporter votre journal d'achat et de vente, vous devez cocher la case bleue (attention il n'est pas possible d'exporter uniquement le journal d'achat OU le journal de vente).
Voici les options complémentaires pour l'export relatif au journal d'achat et de vente :
Vous pouvez inclure les documents relatifs à chaque notes de frais (encadré rouge)
Vous pouvez exporter votre journal d'achat et de vente relatif à uniquement certains tags (voici la page d'aide sur la gestion des tags). (encadré bleu)
Vous pouvez exporter votre journal d'achat et de vente d'uniquement vos documents validés (avec la catégorisation comptable verrouillée). Vous pouvez également exporter vos écritures avec une catégorisation comptable verrouillée OU une catégorisation équilibrée mais non verrouillée.
5️⃣ Les options disponibles de votre export comptable
5️⃣ Les options disponibles de votre export comptable
Personnaliser les composantes de la colonne "libellé"
Par défaut, nous intégrons le libellé de la pièce/transaction. Il vous est possible de personnaliser ce champ et d'y intégré les composantes de votre choix. Il vous suffit de sélectionner ces dernier via la barre déroulante.
NB : Nous vous conseillons de vérifier au préalable le nombre de caractères maximum disponibles sur votre logiciel comptable.
Choix des dates concernées
Vous pouvez choisir la plage de date souhaitée.
Nous conseillons de définir par défaut les dates de votre exercice comptable, comme cela vous n'aurez à chaque fois que les nouveaux éléments de votre exercice, même si une facture de janvier est importée plusieurs mois après.
Pour cela, rendez-vous sur l'onglet "Pré-compta" -> "Paramètres" -> "Date d'exercice"
NB : Ce paramétrage vous permet également d'y insérer un code de lettrage, qui selon le format d'export sélectionné, sera visible.
Inclure les écritures déséquilibrées
Si vous souhaitez inclure les écritures considérées comme déséquilibrées, vous devez cocher cette case.
Une écriture déséquilibrée est considérée comme telle, lorsqu'il nous manque une information pour avoir une écriture comptable complète, par exemple pour le journal d'achat, si nous n'avons pas la catégorie de classe 6, alors nous ne pourrons pas établir l'écriture dans sa totalité.
Si vous décidez d'activer cette option, 2 options s'offrent à vous :
L'écriture sera simplement pas complète (2 lignes ou lieu de 3 pour l'exemple du journal d'achat)
OUActiver une option pour placer les écritures dans un compte d'attente (Comptabilité ➜ Paramètres ➜ Cocher la case "transactions non traitées en compte d'attente")
Nous ne conseillons pas d'activer cette option car cela pourrait causer des trous dans vos exports et des fichiers impossibles à intégrer dans le logiciel comptable.
Inclure les écritures avec un montant nul
Si vous souhaitez créer une écriture comptable y compris pour les lignes de banque et document dont le montant est de 0€, vous devez tout d'abord cocher cette case afin d'activer les paramètres optionnels.
Une fois ce paramètre affiché, verrez la possibilité d'exporter les écritures déséquilibrées et les écritures avec un montant nul :
6️⃣ Comment exporter vos écritures comptables ?
6️⃣ Comment exporter vos écritures comptables ?
Après avoir bien paramétré votre export, ce dernier peut maintenant être téléchargé.
Il est important de suivre ces étapes :
Cliquer sur "Actualiser l'export" et vérifier si l'aperçu de votre recherche vous convient et correspond (vous pouvez cliquer sur "aperçu complet" dans le bandeau jaune afin de voir l'aperçu complet de votre sélection) (encadré rouge)
Une fois la vérification effectuée, cliquer sur "préparer l'export" (encadré vert)
NB: Le bandeau bleu indique le nombre de transaction et/ou de document sur votre tranche de date qui ont déjà été exporté au préalable (afin d'avoir un aperçu en temps réel de ce qui est déjà exporté ou non sur la période) (encadré bleu)
Après avoir actualisé votre export, le bouton "Exporter" se débloquera, afin que vous puissiez exporter vos écritures comptables.
3. Après avoir cliqué sur "Exporter" Votre export se chargera en haut à droite de la page export (peut prendre quelques minutes), vous avez alors 2 choix :
En priorité : Exporter les écritures + les factures (dans un seul fichier ZIP)
OU
Exporter uniquement les écritures comptables
NB : une fois l'export des écritures comptables effectué, tous les éléments de cet export seront considérés comme exportés. De ce fait vous ne pourrez pas réexporter les mêmes éléments.
La seule solution est d'annuler l'export qui contient les éléments que vous souhaitez réexporter.
Voici comment les documents apparaissent après export :
Voici comment les transactions apparaissent après export :
