Les tags permettent de personnaliser votre utilisation en termes de filtre, mais aussi d'export et de rapports !
1️⃣Les tags, c'est quoi ?
Les tags sont un système d'étiquette qui vous permet d'attribuer ces dernières sur vos documents et de pouvoir :
Filtrer vos documents en incluant/excluant ces tags
Créer des rapports en combinant/comparant ces tags
Faire des exports avec code analytique via ces tags
Il est possible de créer des tags de deux méthodes différentes.
➡️ Créer des tags (complet)
Depuis la section "Pré-compta" -> "Paramètres" -> "Tags"
Vous aurez alors un visuel sur vos tags et la possibilité d'en créer.
Si vous cliquez sur l'option "+ Ajouter tag", le formulaire suivant sera affiché:
Vous pourrez alors renseigner :
Un nom : celui utilisé pour retrouver le tag
Le code analytique : qui sera affiché dans vos exports au lieu du nom du tag si renseigné -> optionnel
Taguer automatiquement : Si vous renseignez un mot dans cette section, dès sa reconnaissance sur un document via notre OCR, le tag sera appliqué automatiquement
L'ordre : En indiquant un ordre, vous déterminez l'ordre d'affichage des tags sur les documents et dans les exports -> 0 = premier tag / 1= deuxième tag,...
Une fois que vous avez renseigné les informations, cliquez sur "Ajouter" pour valider la création de votre tag, qui sera modifiable à tout moment depuis ce même menu.
➡️ Créer des tags (méthode rapide)
Depuis un document , une section en bas de formulaire est dédiée nommée "Tags et analytique". Ce champ vous permettra d'ajouter des tags existants ou d'en créer de nouveau :
Cliquez sur le champ "ajouter ou créer un tag" pour voir apparaître votre liste de tag existant.
Si vous souhaitez en créer un nouveau, il suffit d'écrire le nom du tag que vous souhaitez créer, et cliquer sur ajout.
2️⃣ Mes Factures et les Tags
➡️ Attribuer un tag à un document
Pour attacher un tag à un document, la procédure est simple:
Cliquez sur le document afin d'en afficher le formulaire
Depuis le champ Tags et analytique en bas de formulaire, cliquez pour faire afficher le menu déroulant
Choisissez le tag voulu dans la liste (ou d'en créer un nouveau via la méthode rapide renseignée plus haut).
Votre document porte bien le tag attribué ! Vous pouvez associer autant de tags que voulus sur vos documents et les modifier à tout moment sur vos documents peu importe leur statut de traitement.
➡️ Filtrer les tags
Une fois que vos documents portent un ou plusieurs tags, vous avez alors la possibilité de filtrer afin de ne voir que les documents avec un tag ou tous les documents sauf ceux portant un tag en particulier.
Pour cela, cliquez sur 'Filtres" et choisissez le champ qui vous intéresse entre "exclure tags" et "avec tags".
🛈 Notons également que vous pourrez utiliser l'option Workflow basé sur les tags comme conditions de validation, de transfert ou d'approbation !
3️⃣ Les rapports de tag
Pour créer un rapport sur vos tags, dirigez-vous vers l'onglet "Pré-compta" -> "Rapports"
Vous aurez alors accès à la section "Rapport par tag" qui est un système de rapport que vous pouvez personnaliser sur les combinaisons de tags que vous souhaitez !
Une version tableau et graphique sera disponible afin de vous permettre un rapport le plus adapté possible. Vous avez également la possibilité d'avoir le rapport en HT ou en TTC via l'option en haut à gauche de votre écran.
Cliquez sur "ajouter une ligne" afin de créer une combinaison de tag à suivre dans le rapport :
Choisir le nom que vous souhaitez assigner à cette ligne de rapport,
Vous avez ensuite plusieurs combinaisons possibles :
AND : un document portant obligatoirement tous les tags
OR : les documents portant l'un ou l'autre tag
Une fois validé, vous pourrez voir dans le graphique et dans la ligne, l'intégralité des documents avec le statut "validé et payé" inclus dans la combinaison de tag choisie.
Les détails d'une ligne sont modifiables à tout moment si besoin.
4️⃣ Les exports comptables et les tags
➡️ Filtrer les tags
Si un type de document ne doit pas être pris en compte dans vos exports d'écritures comptables, la solution à votre situation peut être les tags.
En effet, via les tags, il est possible d'inclure exclusivement ou exclure les écritures de charge et de vente qui ont un tag particulier.
⚠️ Notons que cette option n'est disponible que dans le cas d'une comptabilité d'engagement, et non de trésorerie.
➡️ L'analytique en export
Comme précisé plus haut, si vous renseignez un code analytique, ce dernier sera renseigné dans vos exports.
En effet, les exports précisant la notion " analytique" incluent les tags et feront apparaître le code analytique ou le tag basé sur ce que vous avez renseigné côté tag !
Il est également possible de passer par l'export personnalisé afin d'inclure jusqu'à 4 niveaux de tag.
Choisissez donc l'un des formats d'export renseigné plus haut, puis faire votre export !