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Comment filtrer tous ses documents
Comment filtrer tous ses documents

Ici, nous allons découvrir les différentes façons de filtrer vos documents directement depuis IPaidThat !

iPaidThat avatar
Écrit par iPaidThat
Mis à jour il y a plus d'un mois

Dans cet article nous allons passer en revu les différents filtres qui pourraient vous être utiles dans votre recherche de documents.

Dans l'onglet Pré-compta > Mes factures les filtres seront accessibles via le bouton Filtres si vous souhaitez faire une recherche en particulier, mais également via le bouton de Date/Calendrier si vous souhaitez effectuer une recherche par date.

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1. Filtres

Regardons maintenant en détails tous les filtres proposés et leur intérêt

Fournisseur : Ce filtre vous permettra de n'avoir accès qu'aux documents concernant l'un de vos fournisseurs. À la création d'un compte iPaidThat, aucun compte n'est existant dans cette partie, de ce fait un compte est créé à chaque fois qu'un nouveau fournisseur ou client est reconnu. En revanche, vous pourrez à tout moment modifier un compte fournisseur, pour plus d'informations, n'hésitez pas à consulter cet article.

Type (Crédit ou débit) : Ici, vous aurez la possibilité de filtrer les documents pour afficher uniquement ceux de type charges ou ceux de type revenus.

Méthode de paiement : Si vos documents ont été payés par différents moyens de paiement (Amex, CB, virement bancaire, chèque, espèces, Paypal, ...) il vous sera possible de les trier en fonction de la méthode utilisée.

Catégorie : Le filtre par catégorie, lui, se base sur votre plan comptable. Toutes les catégories peuvent être modifiées à tout moment comme l'explique cet article.

Compte de note de frais de : En filtrant ainsi, vous aurez accès à tous les documents en lien avec l'un des employés préalablement renseigné dans l'onglet Note de frais.

Ajouté par : Tout comme le filtre précédent, cela concerne les documents en lien avec vos employés renseignés dans l'onglet Note de frais. En revanche ici, il ne s'agira que des documents ajouté par l'un d'eux via son application mobile.

Exclure tags : Ici, et selon les Tags que vous aurez donner à vos documents, vous aurez la possibilité d'exclure ceux que vous ne souhaitez pas voir. Pour comprendre les tags, n'hésitez pas à vous rendre sur cet article.

Avec tags : A l'inverse du filtre précédant, vous pouvez ici décider de ne voir apparaître que les documents marqués par un Tag en particulier.

Mission : Ce filtre vous permet de trier vos documents en lien avec une mission. Pour rappel, une mission vous permet de regrouper les frais professionnels de vos collaborateurs sous des missions particulières et suivre les budgets en lien. Si vous souhaitez plus de détails, vous pouvez consulter cet article.

Type de compte tier : Il vous sera possible ici de filtrer vos documents par type de compte tier : fournisseurs, clients, employés ou tiers

A régler après,

A régler avant : Comme son nom l'indique, cela vous permettra de trier vos documents selon une date donnée et d'avoir un aperçu des documents à régler avant ou ceux à régler après cette date.

Utilisateur mentionné : Lorsque vous mentionnez l'un de vos collaborateurs sur un document, vous pourrez le retrouver directement ici.

Source : Filtrer vos document par leur source vous permet de les trier en fonction de leur mode d'import (collecteur mail, workflow, GED, ...)

Enfin, si vous ne trouvez pas ce que vous recherchez ou si vous avez besoin de filtres plus poussés, nous vous proposons une liste de filtres additionnels.

Filtres additionnels :

filtres concernant les différents statuts d'un documents

  • A payer -> référez-vous à cet article pour plus d'informations sur les différents statuts.

  • Marqué comme payé -> tous les documents en lien avec la fonction "forcer l'association"

  • Non marqué comme à payer -> tous les documents sans la fonction "forcer l'association"

  • Pas totalement payé -> tous les documents qui n'ont pas été associés en totalité (partiellement ou pas du tout)

  • Totalement payé -> tous les documents considérés comme payé par l'outil (associés en banque ou associés via l'action "forcer l'association")

  • Statut : document validé -> référez-vous à cet article pour plus d'informations sur les différents statuts.

  • Statut : document non validé -> référez-vous à cet article pour plus d'informations sur les différents statuts.

  • Statut : pas vérifié par le comptable -> référez-vous à cet article pour plus d'informations

  • En attente d'approbation -> selon vos règles de Workflow

  • Anomalie détectée -> regroupe l'ensemble des anomalies présentes lors du statut à traiter (sans fournisseur, duplicatas, date suspicieuse, pas de catégorie)

  • Sans fournisseur

  • Duplicatas

Filtres concernant la banque

  • Banque : avec transaction -> tous les documents associés complètement à une transaction bancaire

  • Banque : sans transaction -> tous les documents sans aucune association à une ligne de banque

Filtres concernant le type de document

  • Facture d'achat

  • Facture de vente

  • Facture non supprimée

  • Facture supprimée

Filtres concernant les Flags et les Tags

  • Flag : annoté

  • Flag : non-annoté

  • Tag : avec au moins un tag

  • Tag : sans tag

Filtres concernant les Notes de Frais

  • NDF : exclure les notes de frais

  • NDF : Uniquement les notes de frais

Filtres concernant les exports

  • Export : déjà exporté

  • Export : non exporté

Filtres concernant les dates

  • date d'échéance dépassée

  • Historique : par ordre d'ajout -> seulement les 30 derniers documents seront affichés

  • Ignorer les dates -> tous les documents, peu importe les dates sélectionnées

Filtre concernant la Trésorerie

  • Avec catégorie de trésorerie

  • Décaissement de trésorerie

  • Encaissement de trésorerie

  • Sans catégorie de trésorerie

Autre

  • Autre devise -> différente de celle utilisée par défaut par votre entreprise

  • Exclure clients

  • Imputation avancée : avec

  • Le document n'est pas valide

  • Nouveau -> tous les documents qui n'ont jamais été ouverts

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2. Calendrier

Grâce à notre calendrier, il vous sera également possible de filtrer vos documents à des dates précises.

Nous proposons par défaut plusieurs laps de temps -> le mois en cours, le mois précédent, l'année en cours, l'année précédente mais également les deux derniers exercices.

En revanche, il vous sera possible d'ajouter une date d'exercice si vous avez besoin d'accéder rapidement à une période donnée.

Pour cela, il faudra vous rendre dans l'onglet Pré-Compta > Paramètres > Date d'exercice

En cliquant sur Ajouter, vous pourrez ainsi choisir le nom de cette date ainsi que la période voulue :

Une fois validée, votre date d'exercice sera visible dès que vous aurez la possibilité de sélectionner une date.

Toutes les transactions couvrant cette période vous seront alors automatiquement proposées. Cela remplacera l'année en cours, l'année précédente ainsi que les deux dernières années.

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