Lorsqu'un document est importé dans votre espace, quel que soit le moyen utilisé (collecteur d'email, collecteur de service, application mobile, onglet "Vente" ou ajout manuel), son statut sera automatiquement à traiter.

Après l'importation, certaines informations clés seront extraites par notre OCR en fonction des données disponibles sur le document comme :

Le statut à traiter permet donc de vérifier ces informations, de les modifier si besoin, et d’en ajouter d’autres si nécessaire. C’est aussi à cette étape que vous devez associer une catégorie comptable au document.

C'est également à cette étape que vous pourrez :

Une fois les informations vérifiées, il vous suffira de valider ce document.

Bien entendu, tout pourra être modifié par la suite.

2. Valider automatiquement un document

En effet, si il s'agit de factures récurrentes que vous souhaitez valider automatiquement, et donc sauter l'étape à traiter, vous pourrez ajouter des règles de validation automatique via notre Workflow.

Par exemple : Si vous recevez de façon récurrente des factures d'un fournisseur de téléphonie, vous pouvez décider de valider automatiquement toutes factures le concernant.

Le Workflow vous permet d'ajouter des règles de validation automatique, si vous souhaitez retirer une étape dans la validation d'un document -> statut à traiter

Nous vous invitons à vous rendre sur l'onglet Pré-compta > Workflow > Ajouter une règle

Il vous faudra ensuite choisir une action, ici "valider automatiquement la facture à l'import".

Le but ici étant de créer la règle de votre choix en fonction de vos besoins.

Cette règle sera automatiquement appliquée à toutes les factures concernées une fois qu'elle sera validée.

Pour plus d'information sur les règles de validation automatiques, n'hésitez pas à consulter cet article

3. Options automatiques sur la fiche fournisseur

Enfin, il vous sera également possible d'ajouter des options automatiques selon chaque fournisseurs depuis l'onglet Pré-compta > Paramètres > Compte Tier afin qu'elles apparaissent directement sur le document en question.

Par exemple : Vous souhaitez attribuer par défaut un code comptable, un tag, une catégorie de tresorerie, une date d'échance, ... à tous les documents provenant de l'un de vos fournisseurs. Pour plus d'informations, rendez-vous sur cet article.

Le statut à approuver n'apparaît pas automatiquement. En effet, il ne sera visible que si vous avez, au préalable, crée une règle d'approbation sur notre Workflow.

Tout comme la création de règle de validation automatique, notre Workflow vous permet d'ajouter des règles d'approbation, si vous souhaitez ajouter une étape dans la validation d'un document -> statut à approuver

Par exemple : Vous souhaitez faire approuver toutes les factures d'un montant supérieur à 1000 euros par votre directeur financier et/ou un autre collaborateur.

Nous vous invitons à vous rendre sur l'onglet Pré-compta > Workflow > Ajouter une règle

Il vous faudra ensuite choisir une action, ici "soumettre en approbation".

Le but étant de créer la règle de votre choix en fonction de vos besoins.

Cette règle sera automatiquement appliquée à toutes les factures concernées une fois qu'elle sera validée.

Pour plus d'information sur les règles d'approbation, n'hésitez pas à consulter cet article

Vous pourrez ensuite "Approuver la facture" afin que celle-ci passe au statut suivant.

En revanche, elle sera automatiquement placée dans la corbeille si vous cliquez sur "Rejeter la facture"

Lorsque qu'un document a été validé, son statut passe automatiquement en à associer.

1. Vous disposez d'une ligne bancaire correspondant à ce document

Dans un premier temps, si notre outil détecte une ligne de banque qui pourrait correspondre, elle vous sera automatiquement proposée via le document lui-même.

2. Vous ne disposez pas de ligne bancaire correspondant à ce document

Si aucune transaction n'est reconnue dans l'immédiat, soit parce que celle-ci n'a pas encore été remontée, soit parce que le paiement n'a pas encore été effectué, vous devrez par la suite associer vos lignes bancaires aux documents correspondants directement depuis l'onglet Pré-compta > Banque

Vous pourrez également attendre que la ligne bancaire correspondant soit lisible sur notre outil afin qu'elle vous soit proposée directement sur le document.

Je vous invite à lire notre article concernant les différentes façons d'associer vos lignes de banque aux documents.

Si aucune correspondance bancaire n'est disponible lorsque votre document se trouve en A associer, il vous sera possible de le payer directement.

En cliquant sur "à payer" vous pourrez régler votre document de différentes façons.

Payer maintenant : Vous pourrez payer en un clic si vous souhaitez payer maintenant, ou bien programmer le paiement si vous souhaitez l'effectuer à une date précise.

Programmer le paiement : Si vous décidez de programmer le paiement, vous serez alors redirigé vers notre outil Paiement, uniquement accessible aux clients Pro et Pro+

Après avoir souscrit à cet abonnement, il vous sera par la suite toujours possible de régler vos factures directement, le visuel ne sera en revanche plus exactement le même

Votre document passera alors automatiquement en statut à payer et vous pourrez la retrouver directement depuis votre onglet Paiement :

Pour plus d'informations sur notre outil Paiement, je vous invite à consulter le guide mis à votre disposition ici

Une fois toutes les étapes correctement validées, votre document apparaîtra alors comme étant Validé et sera prêt à l'export

Vous trouverez dans la corbeille tous les documents ayant été supprimés, que ce soit :

Il vous sera également possible de gérer les paramètres de votre corbeille depuis l'onglet Pré-compta > Paramètres

Corbeille : La corbeille est a activer ou non selon vos besoins. Nous vous conseillons tout de même de la conserver afin d'éviter toute erreur de manipulation. En effet, les documents placés dans la corbeille pourront être restaurés à n'importe quel moment.

Vider la corbeille automatiquement : Il vous sera ici possible de définir la durée de conservation des documents placés dans la corbeille. Dans cet exemple, la suppression se fera automatiquement au bout de 30 jours.