iPaidThat permet d'associer vos lignes de banque en fonction de plusieurs options pour vous permettre de répondre à l'ensemble de vos besoins.
Quelques étapes à suivre
Une fois sur une ligne de banque, le bandeau latéral droit s'affiche avec 5 choix de rapprochement bancaire.
1️⃣ Associer à un justificatif
Dans la majorité des cas, le système iPaidThat rapproche automatiquement chacune de vos transactions avec la facture qui lui correspond. Il le fera en vous proposant des factures potentielles (visibles grâce au logo "fichier bleu") que vous n'aurez plus qu'à valider.
Dans ces cas-là, cliquez sur "associer à un justificatif"
Vous pourrez alors voir le ou les documents proposés comme "suggestions d'associations"
Sinon recherchez votre document dans la barre de recherche correspondante :
- Montant TTC
- Fournisseur/client
- Libellé
- Date sous le format "AAAA-MM-JJ" ou "AAAA-MM"
Vous pouvez associer autant de justificatifs que souhaité tant que le montant total ne dépasse pas le montant de la ligne de banque.
Une fois le justificatif associé, la ligne de banque portera automatiquement le fournisseur/client en lien, et le logo "pastille" sera vert indiquant un rapprochement complet à un compte.
Le logo du "document" sera vert indiquant un ou plusieurs justificatifs complets présents.
2️⃣ Associer à un compte fournisseur, client ou tiers
Vous n'avez pas encore de document correspondant, mais vous souhaitez indiquer le fournisseur ou le client correspondant afin de mettre à jour votre balance de compte et rendre les recherches plus faciles.
Cliquez sur "associer à un compte fournisseur, client ou tiers"
Recherchez votre fournisseur ou client dans la barre déroulante.
Si vous avez plusieurs fournisseurs à associer pour une même ligne de banque, indiquer rapidement tous les comptes en cliquant sur "ajouter un nouvel élément".
Si le fournisseur / client en question n'est pas existant, vous pouvez le créer directement depuis cet écran.
Pour ce faire, il vous suffira de taper le nom du fournisseur/client que vous voulez créer, dans le champ, puis de cliquer sur "add" qui apparaîtra automatiquement si le fournisseur noté n'est pas reconnu.
Après cette opération, le logo "pastille" accompagnant la transaction en question passera à "pastille verte", signifiant que la transaction a bien été rapprochée à un compte.
Un logo "document" rouge sera alors ajouté automatiquement pour indiquer qu'un document est manquant.
Le logo "document" peut être bleu si un ou plusieurs justificatifs sont proposés.
3️⃣ Catégorie/Compte comptable
Dans les cas où la ligne de banque ne correspond à aucun document et de ce fait à aucun fournisseur, comme c'est le cas pour les frais bancaire, URSAFF, emprunt,...
Vous avez la possibilité d'associer votre ligne de banque, directement à un compte de charge ou de produit présent dans votre plan comptable.
Pour cela cliquez sur "Catégorie/Compte comptable " -> choisir la catégorie parmi la liste déroulante.
Après cette opération, le logo "pastille" accompagnant la transaction en question passera à "pastille verte", signifiant que la transaction a bien été rapprochée à un compte.
4️⃣ Compte d'associé / de note de frais
Dans le cas de l'utilisation de l'application mobile pour la gestion des notes de frais de vos employés et collaborateurs, une balance de frais existe pour chacun d'eux.
Pour indiquer d'un paiement (remboursement des frais engagé par l'employé/collaborateur) cliquez sur "compte d'associé/de note de frais"
Choisir le compte employé/associé -> associer
La balance sera alors automatique mise à jour et déduite de ce remboursement afin de toujours mettre en avant le restant à rembourser.
Après cette opération, le logo "pastille" accompagnant la transaction en question passera à "pastille verte", signifiant que la transaction a bien été rapprochée à un compte.
5️⃣ Autres typologies d'association
Dans le cas où vous ne souhaitez pas traiter cette ligne de banque et donc l'exclure de votre comptabilité :
Choisir "autres typologie d'association" -> ignorer
Après cette opération, le logo "pastille" accompagnant la transaction en question passera à "pastille grise", signifiant que la transaction a été ignorée.
Bon à savoir : pour automatiser un maximum de ces association (fournisseur/client, compte d'associé, compte de charge/produit) pensez à créer vos règles d'association automatique 👉 Créer votre première règle