Votre outil permet de créer des règles afin que vos transactions bancaires s'associent automatiquement avec un fournisseur/client ou un compte comptable selon des critères que vous aurez défini.
Cette fonctionnalité est particulièrement intéressante si vous traitez des transactions récurrentes telles que :
Les remboursements de prêts / Assurances / URSSAF
Les frais bancaires
Encaissements client via un logiciel de caisse
Les abonnements
Etc ...
💡Besoin d’aide ? Découvrez notre vidéo explicative qui vous guide pas à pas 💡:
Vous pouvez créer vos propres règles d'association automatiques de 2 manières :
Automatiquement :
Ici, l'outil va chercher à comprendre ce que vous faites. Lorsque vous associez une transaction pour la première fois, il va se baser sur les mots clés qui composent le libellé de transaction, afin de vous proposer une suggestion de règle d'association.
Une fois l'association faite un première fois manuellement, par vos soins, vous aurez alors un encadré bleu vous proposant une règle d'association apparaitra :
En cliquant sur "Voir", vous serez redirigé vers la règle que vous êtes en train de créer. Vous pourrez alors la modifier si nécessaire, consulter sur la partie droite, les transactions concernées par la règle que vous êtes en train de créer.
Si cela vous convient, vous pouvez alors enregistrer cette règle et poursuivre le traitement de vos transactions !
Manuellement :
Vous trouverez cette option dans la section "banque" en cliquant sur "règles d'association"
Vous aurez alors la possibilité de créer une règle en cliquant sur "Créer une nouvelle règle", puis d'en choisir le nom (exemple ici : "Règle Alan")
Il vous sera alors possible de choisir les critères de cette règle d'association, suivant 4 facteurs:
Quel est le sens des transactions qui sont concernées par la règle ? Débit ou crédit
Quel compte en banque est concerné pour la règle ? (Si aucun compte n'est sélectionné, alors tous les comptes en banques seront concernés)
Quels mots sont contenus dans le libellé des transactions concernées par la règle ?
Quel est le montant des transactions concerné par la règle ? (non obligatoire).
Vous avez ensuite la possibilité d'associer les transactions aux choix suivants :
un fournisseur/client
un compte comptable
un compte de frais
ignorer l'association (indiquer que la transaction ne nécessite pas de rentrer dans la comptabilité -> sans catégorie ni facture)
Indiquer la transaction comme étant une transaction de CB différé (ce n'est pas une association comptable mais simplement une information visuelle dans le cas où vous souhaitez séparer visuellement les CB différés du reste dans le cas où tout est rassemblé dans un seul compte)
Également lorsque le choix "fournisseur/client" est effectué (uniquement dans ce cas-là), vous pouvez indiquer si un justificatif est nécessaire ou pas.
Puis si aucun justificatif n'est nécessaire, vous pouvez décider de générer une écriture de charge ou pas.
Sur la droite du menu, vous verrez un aperçu de toutes les transactions correspondantes à la règle en cours de création (sur les 6 derniers mois)
Avant d'enregistrer la règle, il vous faudra tout d'abord cliquer sur "Prévisualiser"'(en bas à gauche), ce qui mettra à jour l'aperçu sur la droite, selon les règles que vous aurez paramétrées
Après avoir cliqué sur "Enregistrer"(en bas à droite), la règle sera en ligne. Il est à noter qu'elle ne concernera que les transactions non-associées. Cette règle ne corrigera donc pas des transactions déjà associées dans le passé.