Votre outil vous propose la création et gestion des missions, vous permettant de regrouper les frais professionnels de vos collaborateurs sous des missions particulières et suivre les budgets en lien.
💡Besoin d’aide ? Découvrez notre vidéo explicative qui vous guide pas à pas 💡:
1️⃣ Créer une mission
Pour cela direction l'outil Notes de frais -> missions -> ajouter une mission
À la création d'une mission, vous aurez 5 champs à remplir :
Employé : à renseigner uniquement si vous souhaitez appliquer cette mission à un collaborateur en particulier.
Par défaut, si le champ est vide, alors cette mission sera visible par tous les collaborateurs.
Si souhaitez appliquer une mission à plus d'1 personne mais pas à toute l'entreprise, alors il vous faudra créer plusieurs fois une mission et l'assigner à une personne à chaque fois. Vous suivrez donc individuellement la mission.Nom : C'est le nom de la mission qui sera visible par tous les collaborateurs ainsi que sur votre aperçu des missions.
Budget : C'est le budget total que vous souhaitez appliquer à cette mission. Si c'est une mission concernant tous les collaborateurs, vous devez alors indiquer le budget total concernant tous les collaborateurs.
À noter que le budget ne sera jamais bloquant pour les collaborateurs, il reste informatif pour vous.Mission en cours : par défaut cette case est cochée, mais si cette mission est terminée, vous devez la décocher, ainsi la mission ne sera plus proposée aux collaborateurs.
Tags: Les tags renseignés sur ce champ seront attribués automatiquement aux documents enregistrés sur cette mission.
2️⃣ Suivre la mission
Une fois la mission créée, l'utilisateur pourra renseigner la mission correspondante à l'ajout du document sur l'application mobile.
Voici la page d'aide pour l'utilisation de l'application mobile
À la dernière étape d'ajout du document, le champ "mission" sera alors visible pour choisir la mission correspondante.
À noter que ce champ ne peut pas être rendu obligatoire.
Le menu Notes de frais -> missions permet de suivre l'avancée de la mission :
Budget : suivre l'avancée du budget et son dépassement potentiel
Documents : Vous pouvez voir le nombre de documents associés et cliquez sur le lien pour voir tous les documents en lien
Actions : Vous pouvez modifier la mission, par exemple pour indiquer que ce n'est plus une mission en cours. Ou alors la supprimer si ce n'est plus d'actualité.