iPaidThat vous propose la création et gestion des missions, vous permettant de regrouper les frais professionnels de vos collaborateurs sous des missions particulières et suivre les budgets en lien.
1️⃣ Créer une mission
Pour cela direction l'outil Notes de frais -> missions -> ajouter une mission
À la création d'une mission, vous aurez 5 champs à remplir :
Employé : à renseigner uniquement si vous souhaitez appliquer cette mission à un collaborateur en particulier.
Par défaut, si le champ est vide, alors cette mission sera visible par tous les collaborateurs.
Si souhaitez appliquer une mission à plus d'1 personne mais pas à toute l'entreprise, alors il vous faudra créer plusieurs fois une mission et l'assigner à une personne à chaque fois. Vous suivrez donc individuellement la mission.Nom : C'est le nom de la mission qui sera visible par tous les collaborateurs ainsi que sur votre aperçu des missions.
Budget : C'est le budget total que vous souhaitez appliquer à cette mission. Si c'est une mission concernant tous les collaborateurs, vous devez alors indiquer le budget total concernant tous les collaborateurs.
À noter que le budget ne sera jamais bloquant pour les collaborateurs, il reste informatif pour vous.Mission en cours : par défaut cette case est cochée, mais si cette mission est terminée, vous devez la décocher, ainsi la mission ne sera plus proposée aux collaborateurs.
Tags: Les tags renseignés sur ce champ seront attribués automatiquement aux documents enregistrés sur cette mission.
2️⃣ Suivre la mission
Une fois la mission créée, l'utilisateur pourra renseigner la mission correspondante à l'ajout du document sur l'application mobile.
Voici la page d'aide pour l'utilisation de l'application mobile
À la dernière étape d'ajout du document, le champ "mission" sera alors visible pour choisir la mission correspondante.
À noter que ce champ ne peut pas être rendu obligatoire.
Le menu Notes de frais -> missions permet de suivre l'avancée de la mission :
Budget : suivre l'avancée du budget et son dépassement potentiel
Documents : Vous pouvez voir le nombre de documents associés et cliquez sur le lien pour voir tous les documents en lien
Actions : Vous pouvez modifier la mission, par exemple pour indiquer que ce n'est plus une mission en cours. Ou alors la supprimer si ce n'est plus d'actualité.
