Après avoir installer l'application mobile sur votre smartphone, voici comment utiliser l'application afin de scanner vos documents et gérer vos notes de frais.
Importer vos factures avec notre application mobile
Pour importer vos documents depuis l'application mobile, il faut se rendre dans l'onglet "Note de frais", puis cliquer sur le "+" en bas à droite de votre écran :
Ensuite, il va falloir déterminer le moyen par lequel vous allez importer votre document :
Ajout Manuel : dont nous allons voir les étapes à la suite
Ajout rapide : Nécessite seulement de prendre la photo pour les cas les plus pressés.
Une fois la facture prise en photo ou sélectionnée dans vos fichiers/photos, il faut préciser s'il s'agit :
d'une note de frais (dans ce cas, sélectionner "Carte personnelle")
d'une facture d'achat (dans ce cas, sélectionner "Carte professionnelle")
Vous pourrez ensuite valider en cliquant sur la flèche en bas à droite de l'écran
Vous aurez alors 2 possibilités :
"Envoyer et compléter" : compléter dès maintenant afin de le traiter
Valider le montant
la TVA
Ajouter une catégorie comptable
Modifier le libellé du document
Ajouter un fournisseur
"Envoyer et compléter plus tard" : Traiter le document plus tard, depuis l'espace "Mes Factures"
Le document pris en photo en exemple ici, est un ticket de transport. Vous allez préciser la catégorie de frais dans l'étape suivante (ici "Frais de mission / déplacement). Les catégories présentes sur le bloc en haut de la page, sont les catégories les plus utilisées :
Il est possible de définir les catégories visibles sur l'application mobile, pour plus d'informations à ce sujet, rendez-vous sur la page d'aide dédiée.
Les étapes suivantes concernent la validation des montants reconnus par notre application : le montant TTC et le montant de la TVA.
Les étapes sont bien finalisées avant l'import de votre note de frais.
Vous retrouverez l'intégralité de vos documents importés sur l'onglet "Note de frais".
Dans l'exemple ci-dessous, différent statut sont présents :
statut "en cours" : votre manager assigné doit valider le document avant remboursement.
statut "validé" : le document est bien validé et prêt à être remboursé.
Chaque notes de frais sont regroupées par mois.
Gérer vos indemnités kilométriques avec notre application mobile
Afin d'insérer vos indemnités kilométrique, il vous suffit de vous rendre sur le menu de l'application mobile, puis cliquer sur "Indemnité kilométrique" :
Dans un premier temps, il est nécessaire de préciser votre véhicule, pour cela, rendez-vous sur l'onglet "Mes véhicules".
Il vous suffit ensuite de remplir les champs ci-dessous, puis de cliquer sur "Enregistrer" :
Dans un second temps, il faut ajouter votre trajet :
Une fois cela effectué, l'intégralité de vos indemnités kilométriques seront affichées ci-dessous, comprenant la destination, le montant, la distance ainsi que la date :
Bon à savoir : Le forfait d'indemnités kilométriques est basé sur la grille légale officielle propre à l'année en cours.
Si dans votre organisation interne, un barème spécifique est appliqué, vous pouvez indiquer votre barème : "Note de frais" -> Modifier l'utilisateur concerné -> Forfait des indemnités (par KM).