Après avoir installer l'application mobile sur votre smartphone, voici comment utiliser l'application afin de scanner vos documents et gérer vos notes de frais.
Importer vos factures avec l'application mobile iPaidThat
Pour importer vos documents depuis l'application mobile, il faut se rendre dans l'onglet "Note de frais", puis cliquer sur le "+" en bas à droite de votre écran :
Ensuite, il va falloir déterminer le moyen par lequel vous allez importer votre document :
Une fois la facture prise en photo ou sélectionnée dans vos fichiers/photos, il faut préciser s'il s'agit :
d'une note de frais (dans ce cas, sélectionner "Carte personnelle")
d'une facture d'achat (dans ce cas, sélectionner "Carte professionnelle")
Le document pris en photo en exemple ici, est un ticket de transport. Vous allez préciser la catégorie de frais dans l'étape suivante (ici "Frais de mission / déplacement). Les catégories présente sur le bloc en haut de la page, sont les catégories les plus utilisées :
Il est possible de définir les catégories visibles sur l'application mobile, pour plus d'informations à ce sujet, rendez-vous sur la page d'aide dédiée.
Les étapes suivantes concernent la validation des montants reconnus par l'application iPaidThat : le montant TTC et le montant de la TVA.
Les étapes sont bien finalisées avant l'import de votre note de frais.
Vous retrouverez l'intégralité de vos documents importés sur l'onglet "Note de frais".
Dans l'exemple ci-dessous, différent statut sont présents :
statut "en cours" : votre manager assigné doit valider le document avant remboursement.
statut "validé" : le document est bien validé et prêt à être remboursé.
Chaque notes de frais sont regroupées par mois.
L'ajout rapide de document
Nous mettons à disposition un ajout rapide de document, ce qui autorise l'utilisateur à ignorer le processus d'extraction des données.
Comment activer cette option? "Note de frais" -> Modifier l'utilisateur concerné -> cocher "Autoriser scan rapide"
Afin de sélectionner le scan rapide, il suffit de cliquer en bas à droite "+" -> "Ajout rapide". Les étapes suivantes sont semblables aux étapes ci-dessus sans la validation obligatoire des champs.
Une fois cela effectué, les documents seront indiqués en "A vérifier" et ne seront donc pas encore validées en tant que note de frais. Il suffira de revenir dessus afin de valider/modifier les informations du document pour que ce dernier soit pris en compte dans vos notes de frais.
Gérer vos indemnités kilométriques avec l'application mobile iPaidThat
Afin d'insérer vos indemnités kilométrique, il vous suffit de vous rendre sur le menu de l'application mobile, puis cliquer sur "Indemnité kilométrique" :
Dans un premier temps, il est nécessaire de préciser votre véhicule, pour cela, rendez-vous sur l'onglet "Mes véhicules".
Il vous suffit ensuite de remplir les champs ci-dessous, puis de cliquer sur "Enregistrer" :
Dans un second temps, il faut ajouter votre trajet :
Une fois cela effectué, l'intégralité de vos indemnités kilométriques seront affichées ci-dessous, comprenant la destination, le montant, la distance ainsi que la date :
Bon à savoir : Le forfait d'indemnités kilométriques est basé sur la grille légale officielle propre à l'année en cours.
Si dans votre organisation interne, un barème spécifique est appliqué, vous pouvez indiquer votre barème : "Note de frais" -> Modifier l'utilisateur concerné -> Forfait des indemnités (par KM).