Il est possible de préparer vos paiements fournisseurs ou note de frais via l'export de fichier SEPA. Dans cette FAQ, nous verrons comment créer un fichier SEPA pour rembourser les balances de notes de frais (la page sur les SEPA fournisseurs est disponible ici).
En effet, à l'aide de ce document, vous pourrez communiquer les détails des paiements que vous devez lancer à votre banque.
1️⃣ Renseigner vos informations
Cette étape vous permet de préparer la création d'export en pré-enregistrant vos données et les données de vos employés pour vos futurs paiements.
Pour vos informations bancaires:
--> Dirigez-vous vers la section "Mon compte " et "Organisation" pour enregistrer votre IBAN pour la création de vos fichiers SEPA.
Pour les informations bancaires de votre employé:
Cliquez sur "Notes de frais" puis "Employés"
Cliquez sur le nom de la note de frais ou sur l'option "modifier" du compte note de frais.
Ajoutez les renseignements bancaires sur la fiche.
Les informations seront préremplies pour vos SEPA !
Notons également que si vous renseignez des données lors de la création du SEPA directement, elles seront enregistrées dans les champs cités plus haut et modifiables plus tard dans ces mêmes sections.
⚠️ Bien que pré-enregistrer vos données ne soit pas obligatoire, cela sera nécessaire pour le compte de note de frais.
2️⃣ Créer le fichier SEPA
À présent, voyons comment créer le fichier SEPA:
Dirigez-vous vers l'onglet "Note de frais" et "Employés"
Cliquez sur l'option en haut à droite de la liste des comptes de notes de frais, puis sur l'option " Télécharger le fichier SEPA (.xml) "
Il est important de noter que seules les balances seront récupérées pour le SEPA : il n'est pas possible de choisir les notes de frais que vous souhaitez payer mais bien la balance totale.
Vous serez alors redirigé vers cette page :
Depuis cette interface, vous pouvez renseigner vos informations bancaires ainsi que la date d'exécution. Si vos données sont déjà enregistrées (comme vu plus haut), les données seront reprises.
Une fois que les informations correctes sont précisées, cliquez sur "Télécharger le fichier .xml" et le document sera téléchargé ! Vous pourrez ensuite le déposer sur votre espace bancaire pour lancer les paiements.
N'hésitez pas également à tester notre nouvelle option Paiement, qui permet de lancer les paiements directement de vos factures fournisseur depuis notre outil !