La gestion des notes de frais consiste à suivre les dépenses faites par les employés et les associés de l'entreprise et à les rembourser.
1️⃣ Ajouter les notes de frais sur iPaidThat
iPaidThat propose plusieurs solutions afin de déposer les notes de frais sur la plateforme.
Importer les documents manuellement depuis l'interface
Ajouter les documents depuis l'application mobile
2️⃣ Le remboursement des notes de frais sur iPaidThat
Concernant le remboursement, voici les étapes que nous proposons pour facilité sa gestion.
Etape 1 : L'association au compte d'associé
Il vous est possible, afin de mettre à jour la balance du compte d'associer en temps réel, et de bien associer votre transaction, d'associer celle-ci au compte d'associé.
Etape 2 : Créer une règle d'association
Cette règle à pour but d'associer automatiquement le compte d'associé à la transaction concernée selon le libellé de celle-ci.
Une fois, l'association faite automatiquement, la balance se mettra à jour instantanément.
Etape 3 : Le paiement via un fichier SEPA
Vous pouvez générer le fichier SEPA concernant le paiement des notes de frais. Ce fichier est ensuite à déposer à votre banque.
Le nom du compte d'associé qui apparaît (ici "Jean-Luc ROSSI") est celui qui s'inscrira sur le libellé côté banque (en lien avec la règles d'association mentionnée).
Etape 4 : Les groupes de notes de frais
La création de groupes de note de frais peut être complémentaire ou indépendante des étapes 1 et 2.
Cela consiste à regrouper les notes de frais dans un dossier avec le libellé de votre choix.
Pour cela, rendez-vous sur l'onglet "Note de frais" -> "Cliquer sur "voir les documents" :
Une fois cela effectué, l'intégralité des documents seront classé par utilisateurs et par mois.
Il vous suffit de cocher les documents qui ont été payés par exemple, puis via le bouton "Action" -> Ajouter à un groupe de note de frais" :
Il vous sera ensuite demandé de nommer le groupe de note de frais.
Si aucun groupe n'a jamais été créé avec ce libellé, le dossier sera créé avec les document intégrés dans ce dernier.
Si un groupe de note de frais a déjà été créé avec ce libellé, les documents seront placés dans ce dossier existant.
Etape 5 : La génération de PDF de note de frais
Vous pouvez également visualiser un PDF regroupant les factures selon le groupe choisi, soit le groupe créé, soit par utilisateur.
Ce qui vous permet de faciliter la gestion des notes de frais et de rembourser rapidement vos employés ou associés.
