1️⃣ Gérer l’IBAN de votre fournisseur
Comment, quand et où modifier ses informations bancaires pour maintenir des informations à jour?
Dans le cas où votre fournisseur changerait d’informations bancaires, nous vous recommandons de les mettre à jour au plus vite, afin de maintenir ses informations de paiement correctes et éviter toute fraude à l’IBAN.
Il est possible de le faire de deux manières différentes :
depuis sa fiche fournisseur :
Onglet Pré-compta > Paramètres > Comptes Tiers > modifier la fiche fournisseur en question
depuis le traitement d’une facture :
En cliquant sur Editer le fournisseur
Mettre à jour en masse vos fournisseurs
Note : si vous êtes dans le cas où il est nécessaire de mettre à jour les IBAN de plusieurs de vos fournisseurs, il est possible qu’on le fasse pour vous afin de vous faire gagner du temps.
dans pré-compta > paramètres > comptes tiers : cliquez sur Exporter afin de recevoir par email le fichier rassemblant l'ensemble de vos comptes tiers.
importez votre fichier Excel dans une feuille vierge Google Excel, afin que les informations soient plus lisibles et plus facilement modifiables.
mettez à jour les IBAN de vos fournisseurs dans ce fichier Excel
(vous pouvez également en profiter pour mettre davantage d'informations à jour si nécessaire.)
⚠️ il est important de ne pas modifier les colonnes "id" et "nom" puisqu'elles sont prises en référence pour la réimportation du fichier. Les informations de ces colonnes doivent être identiques.
puis contactez l’équipe du Support en nous transmettant ce même fichier avec les informations à jour et correctes.
Nous pourrons en effet nous charger de réimporter ce fichier Excel dans votre espace Gestion de Factures afin que les informations nouvellement mises à jour puissent y être renseignées.
2️⃣ Si votre fournisseur utilise plusieurs IBAN
Il arrive parfois qu’un fournisseur utilise plusieurs IBAN, quelles sont nos recommandations pour être certain d’utiliser le bon IBAN pour le paiement d’une facture.
Créer autant de fiches fournisseurs que d’IBAN utilisés
Il est possible de créer autant de fiches fournisseurs que d’IBAN utilisés pour vos fournisseurs.
Cela vous permettra d’avoir la garantie que ses IBAN sont bien connus et rentrés dans votre compte (fournisseurs) pour un seul et même fournisseur afin d’avoir ses différents IBAN de renseignés dans votre compte iPaidThat et prêts à être utilisés.
De ce fait, vous pourrez rattacher la bonne fiche fournisseur avec l’IBAN correspondant à la facture.
Nous vous conseillons tout de même de vous rapprocher de votre cabinet comptable pour s’assurer que cette pratique leur conviendront.
Exemple : une marque de magasin disposant de plusieurs boutiques, chaque boutique disposant d'un IBAN unique.
Garder l’IBAN le plus fréquemment utilisé dans la fiche fournisseur et le modifier dès lors qu’il diffère de celui qui est sur la facture
La seconde possibilité qui s’offre à vous est de garder un IBAN de renseigné dans le compte de votre fournisseur (par exemple : le plus fréquemment utilisé, le plus récent…) et de le mettre à jour si besoin, uniquement au moment du paiement.
Ne pas renseigner d’IBAN dans la fiche fournisseur
Il va également être possible de ne renseigner aucun IBAN dans le compte fournisseur, afin d’éviter toute confusion. Au moment du paiement, notre outil pourra lire l'IBAN indiqué sur la facture, et donc utiliser cette information pour le paiement.
3️⃣ Que faire si l’IBAN renseigné sur la facture est différent de celui indiqué sur sa fiche
Dans le cas où les informations IBAN seraient différentes entre la facture et le compte fournisseur, vous serez alerté.
Si l’IBAN indiqué sur la facture est différent que celui renseigné sur sa fiche fournisseur, une mention rouge “Vigilance : Fraude IBAN” sera indiquée lors du traitement de la facture.
Cette mention est uniquement visible lorsque votre facture est au statut “A traiter”.
Il est important de bien la prendre en compte à ce moment là, puisqu’elle disparaitra dès lors que la facture sera “validée”.
Si vous êtes dans cette situation, nous vous invitons à bien vérifier l’IBAN de la facture et celui renseigné sur la fiche fournisseur et à y apporter les modifications nécessaires afin que le paiement soit effectué avec le bon IBAN.
A noter que le logiciel prendra toujours en compte en priorité les informations IBAN présentes sur la fiche fournisseur, avant les informations présentes sur une facture.