Afin de vérifier les informations extraites par notre OCR, vous devez traiter vos factures
Pourquoi traiter ses factures sur iPaidThat ?
Après avoir ajouté vos factures sur iPaidThat, notre système les analyses et en extrait les données clés (montant TTC, date, TVA, fournisseur,...).
Cependant, il reste nécessaire, au moins au départ, d'entrer sur iPaidThat certaines données, dans le cas par exemple où notre système n'a pas été en mesure d'extraire l'information, et surtout de valider que les données récupérées soient bonnes.
C'est pourquoi il est important que vous puissiez vérifier ces informations avant de pouvoir les exporter.
Où retrouver les factures à traiter ?
Depuis le tableau de bord -> widget "todo check-list" ou vous pouvez voir le nombre de document nécessitant votre vérification.
Depuis le tableau de bord → widget "collect history" ou vous avez un lien vers tous les documents à vérifier.
Depuis l'onglet collecte → filtres → filtres additionnels → anomalie détectée, afin de voir l'ensemble des documents avec une anomalie ou choisir le filtre correspondant aux anomalies possibles sur un document.
Voici les anomalies possibles sur vos documents :
Fournisseur manquant
Catégorie manquante
Dates suspicieuses (possible de supprimer ce flag si ce n'est pas le cas)
Duplicatas (possible de supprimer ce flag si ce n'est pas le cas)
Les différentes étapes de vérification
Renseigner les informations non-saisies automatiquement par iPaidThat (Libellé, fournisseur, catégorie comptable,...)
Modifier les informations pré-saisies par notre système dans le cas où un changement de données est nécessaire.
Valider la saisie après vérification
Le but est de valider l'ensemble de vos documents et de supprimer les documents à ne pas prendre en compte,
L'export permet d'exporter uniquement les documents validés afin de ne pas faire d'export avec des documents non traités.
L'apprentissage par intelligence artificielle
iPaidThat se sert des informations que vous avez renseignées pour les reproduire sur des factures similaires.
NB: L'apprentissage concerne majoritairement l'association avec un fournisseur / client ou avec une catégorie comptable
ℹ️ Prenons un exemple où vous mettriez 50 factures du fournisseur Orange sur iPaidThat :
Au bout de 3 ou 4 factures sur lesquelles vous indiquez que le fournisseur est bien Orange, les 46 ou 47 autres se rempliront automatiquement avec le bon fournisseur.
Le procédé est le même pour l'association entre un fournisseur et une catégorie comptable.
Comment ça marche?
Notre algorithme, basé sur du "machine learning" apprend les informations récurrentes pour les reproduire.
Cet algorithme a été mis au point par les développeurs d'iPaidThat: nous ne passons donc pas par un prestataire extérieur.
Nos robots analysent chaque facture présente sur iPaidThat puis récupèrent une grande quantité d'informations (position de la date, du numéro de factures, format de la facture, police d'écriture, SIRET, SIREN...).
Nous nous servons ensuite de ces données pour comparer les factures entre elles, afin d'identifier les éléments reliant un document à un fournisseur ou client.
ℹ️ Améliorations: Comme toutes les fonctionnalités présentes sur iPaidThat, notre algorithme est en perpétuelle évolution, et devient de plus en plus performant à mesure que le temps avance, notamment grâce à la quantité de données à exploiter (le nombre de factures présentes sur la plateforme) qui devient plus importante.