1️⃣ Configurer les relances sur le profil de facturation
Le profil de facturation permet de définir une règle par défaut pour tous vos futurs documents.
Comment faire ?
Rendez-vous dans Vente -> Profils -> Profil de facturation.
Allez dans la section E-mail de relance.
Cochez la case "Envoyer l’email de relance automatiquement".
Paramétrez vos critères de périodicité :
Débute : Définissez le nombre de jours après l'échéance pour le premier envoi.
Répétition : Choisissez la fréquence (tous les jours, semaines ou mois).
Fin de cycle : Indiquez le nombre de répétitions ou laissez l'option par défaut "jusqu'à ce que le document soit marqué payé".
💡 Bon à savoir : Le quota maximum est de 5 relances (manuelles et automatiques confondues) par facture.
2️⃣ Gérer les relances sur une facture spécifique
Vous pouvez reprendre la main directement sur la facture.
Sous la section du lien d'encaissement, vous trouverez trois options :
Relance automatique programmée : Utilise les réglages par défaut de votre profil.
Relance automatique personnalisée : Vous permet de définir un rythme spécifique uniquement pour cette facture. Cela désactive alors la règle du profil.
Pas de relance automatique : Désactive tout envoi programmé pour ce document.
Suivre les envois : Vous pouvez visualiser la date prévue du prochain envoi avec la mention : "Prochaine relance automatique n°X/5 programmée pour le XX/XX/XXXX".
3️⃣ Envoyer des relances groupées manuellement
Même si vous avez programmé des relances, vous pouvez décider d'effectuer un envoi groupé immédiat.
Allez dans Vente > Mes documents.
Sélectionnez les factures concernées (Statut : "Échue").
Cliquez sur Actions > Envoyer un email de relance.
Une fenêtre récapitulative s'ouvrira pour vous alerter si :
Certaines factures ont déjà une relance programmée (vous devrez cocher une case pour "forcer" l'envoi immédiat).
Certaines factures ont atteint le quota de 5 relances (l'envoi sera impossible pour celles-ci).
💡 Bon à savoir :
Que se passe-t-il si j'envoie une relance manuellement ? Chaque envoi manuel est décompté du quota total de 5 relances. Si vous effectuez une relance manuelle, le planning des relances automatiques s'ajuste pour respecter ce plafond.
Puis-je arrêter les relances en cours de route ? Oui, si vous décochez l'option d'automatisation dans le profil de facturation ou si vous passez la facture en "payé", toutes les relances futures sont instantanément annulées.
À qui sont envoyés les e-mails ? Les relances sont envoyées aux contacts de facturation enregistrés. Si aucun email n'est renseigné sur la fiche client au moment de l'envoi, le système vous proposera d'utiliser l'adresse saisie lors de la validation.