Sur l'outil, vous vous pouvez créer autant de profil de facturation que nécessaire.
Chacun des profils va vous permettre de différencier vos documents, voici toutes les informations à connaître pendant la création de votre profil de facturation.
💡Besoin d’aide ? Découvrez notre vidéo explicative qui vous guide pas à pas 💡:
⚠️ Veuillez créer votre séquence de numérotation avant de créer votre profil de facturation ⚠️
Les étapes à suivre :
Pour créer un nouveau profil de facturation allez dans la section:
Vente ➝ Profils -> profils de facturation
Cliquer sur " + Ajouter un profil " (en haut à droite)
💡 Conseil pratique : Vous pouvez avoir autant de profils de facturation que vous le souhaitez. Nous recommandons d'ailleurs fortement d'avoir un profil par type de facturation que vous réalisez, en fonction de la langue attendue, ainsi que de la devise.
Prenons un exemple :
Mon entreprise vend en France, en Italie et aux États-Unis. Voici comment cela les profils de facturation se matérialiseront :
Profil Français :
Langue : Français
Devise Euro
Profil Italien :
Langue : Italien
Devise : Euro
Profil Américain :
Langue Anglais
Devise : USD
1️⃣ Paramètre de l'organisation et infos contact
Dans cette partie vous allez pouvoir insérer toutes les données relatives à votre entreprise :
Nom de l'entreprise
Nom et prénom du contact
Numéro de téléphone, adresse et mail
Numéro de SIRET, SIREN et TVA
Devise des factures avec ce profil
Libellé de TVA. La modification du libellé permet d'indiquer la traduction de la TVA que vous souhaitez : IVA ; MWSt ; TGC ; VAT ...
Langue par défaut
Ne pas oublier de noter le nom de votre profil de facturation pour facilement le retrouver au moment de la création de documents.
2️⃣ Paramètres de comptabilité par défaut
Par défaut, la catégorie de TVA appliqué est celle présente dans vos paramètres de comptabilité. Si vous souhaitez modifier ce compte par défaut, rendez-vous sur l'onglet "Pré-compta" -> "Comptabilité" -> "Paramètres".
Le compte comptable n'est pas renseigné. Vous pouvez en sélectionner un ou non.
3️⃣ Style et Thème
Vous pouvez paramétrer un style à votre facture ainsi qu'un logo : Personnaliser votre style de facture
4️⃣ Numéro de facture
Vous pouvez créer et paramétrer votre séquence de numérotation de facture en suivant la page d'aide : Personnaliser le format du numéro de vos factures
⚠️ Une séquence de numérotation est obligatoire pour valider un profil ⚠️
Assurez-vous de l'avoir créé avant de créer votre profil
5️⃣ Termes et détails de paiement
Vous pouvez définir dans cette zone :
Les termes et conditions (visibles dans le pied de page de la facture)
Les détails de paiement (visibles dans le pied de page de la facture)
Délais paiement, si vous souhaitez définir une échéance par défaut pour toutes les factures avec ce profil de facturation
6️⃣ Configuration de l'email
L'outil vous permet de paramétrer les mails envoyés au moment de la validation de la facture ainsi qu'au moment de la relance de paiement.
Vous pouvez alors choisir le corps du mail pour chacune des situations et l'objet du mail.
Pour plus d'informations, vous pouvez vous référer à la page suivante : Comment modifier l'email envoyé à vos clients ?
7️⃣ L'envoi de relances automatiques
Vous pouvez planifier des relances automatiques, pour relancer les factures que vous envoyez à vos clients, si celles-ci ne sont pas indiquées comme étant payées.
Vous retrouverez le détail de cette fonctionnalité en cliquant sur ce lien : Comment automatiser l'envoi de relances automatiques
8️⃣ Pièces jointes aux emails
Vous pouvez ajouter des pièces jointes par défaut à l'envoi de vos emails. Idéal si vous souhaitez transmettre des catalogues de produit ou vos conditions générales,...
Les formats acceptés sont les suivants :
PDF
JPEG
Vous pouvez enregistrer jusqu'à 5 documents par défaut.
Lors de l'envoi, vous serez libre de les modifier ou supprimer selon votre facture.
Vous pourrez également joindre des devis ou facture créée et validés préalablement sur l'outil.