iPaidThat vous permet de personnaliser le format de la numérotation de vos documents de vente créées sur iPaidThat.
En effet, il vous sera possible de configurer votre format de numérotation de documents de vente en fonction de vos besoins, spécificités et par rapport au format déjà mis en place dans votre entreprise en amont d'iPaidThat.
La séquence de numérotation de vos documents de vente est reliée à un profil de facturation, il est donc important de bien relier votre séquence de numérotation sur le ou les profils souhaités, une fois celle-ci créée.
Comment s'y prendre ?
1️⃣ Créer votre format de numérotation
Profils -> séquences de numérotation
Name : nom de votre séquence pour le retrouver facilement
Nombre de caractères du numéro : Taille de votre numérotation souhaitée (par exemple 3 --> 001, 002,... )
Format de numéro de document : à paramétrer selon vos besoins avec les valeurs dynamiques suivantes :
Le format peut être composé de valeur dynamique et de donnée brute (un nom, un chiffre, un signe,...) qui sera alors présente à chaque fois.
💡 Vous pouvez cliquer sur les valeurs dynamiques, qui s'appliqueront automatiquement sur votre format à l'endroit où votre souris est positionnée.
Dans le cas où vous ne configurez pas cette partie, le format par défaut sera :
{D}-{Y}-{NY} = le code du document (FC, DV,...) + Année + numérotation de document à l'année et le premier numéro de facture sera 1
Voici quelques exemples de format possibles :
Exemple 1 : "{D}-{Y}-{NY}" ==> FC-2024-001
Séquence annuelle simple et par défaut
Exemple 2 : "{D}{y}-{C}-{NCY}" ==> FC24-DUPONT-001
Séquence annuelle par client, avec le code année sur 2 chiffres
Exemple 3 : "{D}-{M}{y}-{NM}" ==> FC-0724-001
Séquence mensuelle
Exemple 4 : "{D}/{N}" ==> FC/001
Séquence globale avec / comme séparateur
Exemple 5 : "{D}_{C}_{NC}" ==> FC_DUPONT_001
Séquence globale par client avec _ comme séparateur
2️⃣ Paramétrer vos code documents
Si vous avez optez pour la valeur dynamique {D} représentant le code du document, nous vous invitons à mettre à jour les codes de chacun de vos typologie de document
Par défaut nous appliquons les formats suivants :
Facture ➜ FC
Devis ➜ DV
Bon de commande ➜ BC
Avoir ➜ AV
Proforma ➜ FC
Bon de livraison ➜ BL
Autre ➜ AT
3️⃣ Définir la numérotation de départ
Vous pouvez décider d'appliquer un numéro de départ pour chaque type de document.
Par défaut la donnée est à 0, pour que le prochain numéro soit 1.
Si vous souhaitez modifier cette information, indiquez du dernier numéro utilisé afin que le prochain suive cette numérotation.
Exemple : Si vous indiquez 10, le prochain numéro sera 11.
L'aperçu du numéro vous montre donc votre numérotation sous le format choisi avec le numéro indiqué sur le compteur.
⚠️ Vous devez alors vérifier que cela vous convient avant validation complète ⚠️
Ce compteur s'applique au premier document validé avec cette séquence.
4️⃣ Paramètres complémentaires de votre séquence de numérotation
Si vous optez pour une modification de compteur, nous vous invitons à indiquer la date à laquelle vous souhaitez que votre compteur revienne à 0
Exemple : vous venez d'arriver sur iPaidThat, vous modifiez votre compteur pour suivre votre dernier numéro de facture.
Il est alors préférable de remettre ce compteur à 0 après la période en cours (par exemple au début d'année suivante, ou après le mois en fonction de la valeur de numérotation choisie).
5️⃣ Appliquer votre séquence sur le ou les profils de votre choix
Une fois votre séquence créée, nous vous invitons à l'attribuer à un ou plusieurs profils selon vos besoins.
Onglet Vente -> Profils -> profils de facturation -> modifier
⚠️ À savoir qu'un profil doit être obligatoirement assigné à une séquence pour que le profil soit validé et enregistré ⚠️
Aucune séquence de numérotation n'est modifiable une fois un document validé avec cette séquence !
