Sommaire :
Les étapes de préparation
Paramétrer votre profil de facturation
Paramétrer votre profil de facturation
Avant de commencer par créer un document de vente, vous devez avoir un profil de facturation correctement paramètré :
Etape 1 : créez votre séquence de numérotation (pour configurer votre format de numérotation de documents de vente). Si ce n'est pas déjà fait, vous pouvez suivre cet article pour vous accompagner dans la création de votre séquence de numérotation : Paramétrer votre séquence de numérotation
Etape 2 : créez votre premier profil de facturation (chacun des profils va vous permettre de différencier vos documents de vente). Voici toutes les informations à connaître pendant la création de votre profil de facturation : Paramétrer votre profil
Ajouter votre client
Ajouter votre client
Sur votre Vente > Mes Clients > cliquez sur "+ Ajouter un Client" et créez votre premier client. Pour tout renseignement complémentaire vous retrouverez ici notre page dédiée à la création de vos comptes clients.
💡 FOCUS E-FACTURE
L'envoie (et la réception) des e-factures étant basé en premier lieu sur le numéro de SIREN de vos partenaires il est important que votre fiche client contienne bien à minima son numéro de SIREN, et si vous le souhaitez, sa ligne d'adressage sur laquelle vous souhaitez lui faire parvenir ses factures par défaut :
NB : Si vous n'avez pas de client au moment de créer votre facture, vous pourrez aussi le créer rapidement plus tard en cliquant sur le bouton "+", Ajouter un nouveau client, du pavé "Créer un document" :
Ajouter des articles de ventes
Ajouter des articles de ventes
Vous pouvez saisir des articles de vente directement quand vous êtes sur la création de votre document de vente. Mais si vous avez des articles de vente récurrents, nous vous recommandons des les enregistrer préalablement dans votre liste d'articles pour les retrouver plus rapidement par la suite.
Pour cela : dans l'onglet Vente > Mes Articles > cliquez sur "+ Ajouter" et créez votre premier article de vente. Pour tout renseignement complémentaire vous retrouverez ici notre page dédiée à la création de vos articles de vente.
💡 FOCUS E-FACTURE
Dans la partie choix du taux de TVA de la fiche :
pour un taux de TVA "classique" (2,1%, 5,5%, 8,5%, 10%, 20%) le type de TVA sera automatiquement "Taux de TVA standard"
pour un taux de TVA à 0% ou "Autre", vous devrez choisir un type de TVA dans le menu déroulant. Plus de détails sur vox choix, ici à ce lien.
Si vous souhaitez renseigner vos articles au moment de créer votre facture, vous pourrez aussi le saisir directement depuis le document en cliquant sur le bouton "+", Ajouter un article, et saisir vos informations directement :
La création de la e-facture
Créer la e-facture :
Créer la e-facture :
Depuis votre onglet Vente > Mes documents puis sur le bouton "Créer un document". S'ouvrira ce pavé :
Choisissez le type de document : facture
Choisir un profil de facturation (cf plus haut)
Choisir un client (cf plus haut)
Cliquer sur le bouton "Créer" pour lancer la création de votre document de vente.
Votre document ainsi crée sera un brouillon modifiable autant que vous le souhaitez tant que vous ne le validez pas, c'est à dire tant que vous ne l'envoyez pas à la Plateforme Agrée de votre client.
Personnaliser le contenu de la e-facture
Personnaliser le contenu de la e-facture
1️⃣ Dans un premier temps, vérifiez les éléments essentiels de votre e-facture :
Type : doit être une facture et la coche "Facture électronique" doit être activée
Clients : vous pouvez modifier la fiche client s'il manque un élément ou choisir un autre client dans le menu déroulant. Surtout vous devez vous assurez que celui ci a une ligne d'annuaire renseignée :
💡 FOCUS E-FACTURE
La ligne d'adressage de votre client est l'information clef pour un envoi réussi de e-facture. ⚠️ Soyez vigilant quand à sa saisie.
Par défaut, une ligne d'annuaire est représentée par un numéro de SIREN uniquement. Dans certains cas le SIRET est utilisé car c'est l’identifiant permettant de représentant un établissement spécifique de l'entreprise, par exemple lorsque il y a plusieurs entités et de ce fait souvent des comptabilités bien distinctes.
Si votre client a plusieurs lignes d'adressage, se sélectionnez pas une ligne d'adressage si vous n'êtes pas certains que ce soit la bonne, au risque qu'il ne reçoive jamais la e-facture.
Plus d'informations sur les lignes d'adressage avec ces deux articles complets :
2️⃣ Ensuite, vérifiez également le profil de facturation choisi (définissant vos conditions de paiement, email pré-enregistré,... cf plus haut).
3️⃣ Puis, ajoutez un ou des articles à votre document et ajuster la présentation de votre document
Article : ajoutez un article via les boutons "+Ajouter un article" afin de choisir un article parmi la liste de vos articles déjà crées ou saisissez un article uniquement pour cette facture (cf plus haut).
Titre (facultatif) : ajoutez un ou des titre permettant via le bouton "Ajouter un titre" afin de séparer vos différents articles ou prestations. Vous pouvez ajuster votre présentation avec les boutons ⬆️ ou ⬇️
L'icône ✏️ servant à modifier un article un ou titre et l'icône 🗑️ servant à le supprimer
4️⃣ Ensuite, vous avez la possibilité d'ajouter une remise globale sur le montant de la facture, exprimée en pourcentage ou en montant fixe (HT ou TTC), via le bouton "Ajouter une remise" :
5️⃣ Plus bas, vous aurez la section "Détails du document" avec :
💡 FOCUS E-FACTURE
Nature de la vente : information obligatoire, vous devez la sélectionnez dans le menu déroulant correspondant. C'est une donnée indispensable au traitement par l'Etat. Elle permet de définir les règles d'exigibilité de la TVA, en savoir plus.
Date d'échéance de votre facture : vous pouvez utiliser la fonction date d'échéance automatique pour choisir de votre date (30 jours fin de mois, X jours de période,...) ou choisir l'option date d'échéance libre, vous permettant alors de choisir de votre date d'échéance.
Rappel : la date d'émission est un champ fixe et non modifiable correspondant à la date du jour de validation de votre facture.
Si vous souhaitez indiquer une autre date (date prestation, date facture, date évènement, vous devez alors utiliser les champs personnalisés en bas de page)Devise de la facture : à compléter par vos soins
Catégorie comptable et catégorie de TVA : (optionnel) à compléter par vos soins
6️⃣ Plus bas, vous aurez la section "Champs personnalisés" avec :
Informations d'en-tête : vous avez à votre disposition jusqu'à 4 champs personnalisés vous permettant de mettre les informations libres que vous souhaitez (date, adresse, référence,...) qui s'afficheront en haut de votre e-facture :
Notes de fin de document (visibles en bas de page)
Les notes obligatoires sont, comme leur nom l'indique, obligatoires. Si vous n'êtes pas concerné, vous pouvez écrire "Non concerné" ou "non applicable" ou le message de votre choix.
Vous pouvez personnaliser les existantes, en ajouter de nouvelles avec le bouton "Ajouter une note". Les codes du menu déroulant qui s'affichera alors son les codes automatique fourni par l'Etat.
Les informations de paiement : vous pouvez sélectionnez votre RIB parmi ceux enregistré sur votre outil et/ou vous pouvez saisir à la main des détails de paiement dans un champ libre.
7️⃣ Enfin, avec les dernières options, vous pourrez
modifier le libellé automatique de votre document (Pour en savoir plus comment paramétrer cette section : modifier votre numérotation de facture)
si vos factures comportent plusieurs pages de documents, vous pourrez activer la pagination afin de bien numéroter les pages de votre document.
⚠️ Si vous devez dupliquer un document précédent, vérifier bien que les informations et adaptez-les au besoin.
Vérifier et valider+envoyer ma e-facture
Vérifier et valider+envoyer ma e-facture
Vous pourrez pré-visualiser le rendu final de votre document en cliquant sur le bouton "Prévisualiser le rendu final" :
Une fois votre facture prête :
si vous cliquez sur la flèche en haut à gauche, la facture s'enregistre en brouillon, elle est encore modifiable
si vous cliquez "Envoyer à la Plateforme Agrée de mon client", la facture est validée, elle n'est plus modifiable et surtout, elle est envoyée à la PA de votre client.
NB : la programmation de e-facture n'est pas encore disponible sur l'outil.
Les e-factures sont reconnaissables dans ma liste (Ventes>Mes documents) grâce à ce logo :
Celles envoyées à la PA de mon client sont reconnaissables grâce à ce logo :
