Lors de votre choix de plateforme agréée, et une fois votre immatriculation terminée, votre plateforme agréée va créer immédiatement une ligne d’annuaire représentant votre SIREN
Votre SIREN est votre principale ligne d’annuaire, vous pouvez l’indiquer et la transmettre à vos fournisseurs.
Si vous souhaitez allez plus loin et créer des lignes d’annuaire spécifiques pour coller au mieux à votre organisation ou faire la distinction entre 2 plateformes agréées, vous pouvez mettre à jour votre annuaire en suivant cette page d’aide
Dans cette page d'accompagnement nous allons voir 3 points importants :
Retrouver votre annuaire et comprendre son fonctionnement
Direction l’onglet facturation électronique → annuaire
Depuis cet onglet vous pouvez visualiser l’ensemble de vos lignes d’annuaire (=adresses de facturation électronique)
Section “mon annuaire”
Vous retrouvez vos informations en 2 blocs :
Vos lignes d’annuaire : représente l’ensemble de vos lignes d’annuaire disponibles en lien avec votre SIREN de référencement. Le tableau se lit dans ce sens :
Etat annuaire : connaitre le statut de votre ligne d’annuaire
SIREN/SIRET : permet de savoir si la ligne d’annuaire est basée sur le SIREN ou le SIREN + SIRET
id routage : permet de voir si un code de routage est attaché à une ligne d’annuaire SIREN+SIRET
Suffixe : permet de voir si un suffixe à été attaché à une ligne d’annuaire SIREN
Début d’effet : suivre le début d’activité de vos lignes en particulier pour vos lignes en cours de création
Fin d’effet et fin effective : uniquement dans le cas d’une suppression ou portabilité vers une autre plateforme agréée
Plateforme agréée : permet de suivre à quelle plateforme votre ligne est assignée. En effet vous pouvez visualiser toutes les lignes d’annuaire rattachées à votre SIREN tout en visualisant à quelle plateforme agréée elle est assignée. Vous avez alors 3 statuts :
Notre PA = ligne d’annuaire assignée sur la plategorme agréée iPaidThat / Gestion de factures
Autres PA = ligne d’annuaire assignée sur une autre plateforme agréée
Non assignée = ligne d’annuaire pas encore publié officiellement (jour J de l’immatriculation, temps de traitement lors d’une portabilité,…)
Vos codes de routage : représente l’ensemble de vos code de routage créé sur votre plateforme agréée vous permettant ainsi de les assigner à une ligne d’annuaire. Le tableau se lit dans ce sens :
Etat annuaire : connaitre le statut de votre ligne d’annuaire
SIRET : permet d’identifier rapidement à quel SIRET ce code peux être assigné
Statut : Permet de suivre si le statut “actif” permet bien l’assignation de ce code de routage à une ligne d’annuaire
Id routage / Libellé : il est représente le libellé de votre code de routage qui sera attaché à votre ligne d’annuaire afin de faciliter les échanges
Section “flux d’activité”
La section flux d’activité suit vos différentes requêtes d’adaptation de votre annuaire et récapitule jour par jour les différents statuts de vos demandes.
💡Cette section n’est pas utile à votre quotidien, cependant elle est présente dans le cadre de la réforme afin d’assurer la traçabilité de vos requêtes
Transmettre ses lignes d’annuaire à ses fournisseurs
C’est tout simplement votre numéro d’identification fiscale soit votre SIREN et/ou votre SIRET
A cela vous pouvez ajouter 2 informations complémentaires :
Un suffixe : lorsque vous souhaitez différencier des entités ou alors des plateforme agréées différentes en usage sur un même SIREN
Un code de routage : idéal et très pratique pour trier les factures entre différents services (service comptabilité, service commercial,…)
Et maintenant quelles informations transmettre à vos fournisseurs afin de recevoir correctement vos factures ?
Rien de plus simple votre ligne d’annuaire correspond à la colonne 2+3+4 du tableau (section facturation électronique → annuaire)
Sur ce tableau nous lisons alors 3 lignes :
Exemple ligne N°1 : Elle ne représente que le numéro de SIREN
Ce que je transmet à mon fournisseur : 829997451
Exemple ligne N°2 : Elle représente le numéro de SIREN + 1 suffixe nommée “ipaidthat”
Ce que je transmet à mon fournisseur : 829997451_ipaidthat
Exemple ligne N°3 : Elle représente le numéro de SIRET
Ce que je transmet à mon fournisseur : 82999745100010
Ces 3 lignes sont des exemples et ne doivent en aucun cas correspondre à votre entreprise.
💡Bon à savoir : Pas besoin d’envoyer votre ligne d’annuaire sous un format spécifique. Votre fournisseur aura face à lui une liste déroullante de toutes vos lignes d’adressage, il lui suffira alors de choisir la bonne.
Le fait de lui envoyer au préalable lui permet alors de savoir la ligne qu’il devra utiliser au quotidien, l’enregistrer dans sa base de données et pourquoi pas l’indiquer comme ligne par défaut pour vous envoyer des factures.
Assurez-vous de l’organisation à avoir en interne avant de transmettre votre ligne d’annuaire à chacun de vos fournisseurs. Vous aurez peut être des fournisseurs avec une ligne d’annuaire et d’autres avec une autre ligne d’annuaire.
Validez votre organisation avant de transmettre votre ligne d’annuaire, cela permet d’éviter les allers retours avec chacun de vos fournisseurs et surtout éviter les erreurs d’envoie si ceux-ci n’ont pas reçu votre dernière consigne.
💡Vous avez opté pour le choix le plus courant d’avoir 1 seule ligne d’annuaire représentant alors votre SIREN ? Vous n’avez peut être pas besoin d’informer vos fournisseurs, mais n’oubliez pas de valider votre SIREN avec eux pour qu’ils vous retrouvent facilement.
Comment récupérer les lignes d’annuaire de mes clients ?
Vous êtes maintenant prêt de votre côté, mais vous souhaitez mettre à jour votre fichier client pour être totalement prêt à leur envoyer des factures électronique le moment venu.
Vous avez alors 2 étapes importantes à effectuer :
Valider le numéro de SIREN et SIRET (si existant) de chacun de vos clients professionnels
Demander leur ligne d’annuaire
Une fois ces étapes effectuées, vous pouvez les enregistrer automatiquement sur votre interface. Pour cela direction l’onglet Vente → mes clients :
Bien valider que c’est un client professionnel
Remplir son SIREN (recherche par numéro ou nom d’entreprise)
Remplir son SIRET (si applicable)
Remplir le champ de la ligne d’annuaire par défaut
Appliquer une ligne d’annuaire par défaut est optionnel. En effet vous pouvez définir la ligne d’annuaire uniquement au moment de la création du document.
Votre fiche client est maintenant complète est prêt à l’utilisation au quotidien
💡Prenez de l’avance et assurez-vous de prendre contact avec vos clients le plus tôt possible pour prendre connaissance de leur information.