Qu’est-ce qu’une facture électronique ?
Une facture électronique, ce n'est pas juste un PDF envoyé par email. C'est une facture créée, envoyée, reçue et conservée sous forme de données informatiques sécurisées, Le document est transmis à l’état au travers de plateformes agréées qui font transiter le document.
À partir de maintenant le document enregistre les différentes étapes de traitement de celui-ci et les transmet autant à l’état qu’à la plateforme agréée destinatrice, fluidifiant les échanges et la compréhension des étapes par tous.
Dans le cadre de la réforme de la facturation électronique, l'état a mis en place un suivi du document nommé "cycle de vie de la facture électronique". Nous allons ici vous expliquer les différentes étapes et donc cycle de vie de la facture afin de mieux comprendre son avancement et donc son suivi total.
Cycle de vie entre plateforme agrée : invisible au quotidien : déposée, émise par la plateforme, reçue par la plateforme, rejetée
Prise en charge et approbation de la facture : vérifier et valider votre facture : Mise à disposition, prise en charge, approuvée
Suivi d'une contestation et de sa résolution : Suspendue, complétée, en litige, annulée, refusée
Suivi du paiement de la facture : paiement transmis, encaissée
🤖 Transmission et réception de la facture entre les plateformes agréées
Pour commencer, le document passera obligatoirement par des cycles de vie pour indiquer de la réception/émission du document par et entre les plateformes agréées. Ces étapes sont essentielles pour assurer de la base de transmission du document. En tant qu’utilisateur ce sont des statuts sans actions à effectuer de votre côté.
Facture déposée : facture prête à être émise à la plateforme agréée destinatrice. Elle est déposée électroniquement dans les serveurs de l’état, prête à être transférée.
Cycle de vie automatique et obligatoire, ce statut reste visible que très peu de temps, le temps que les serveurs transfèrent la facture à la plateforme agréée destinatrice.
C’est donc un statut qui ne concerne que les factures en émission (documents de vente) et est presque invisible car ne doit durer que très peu de temps. (Généralement moins de 10min)
Facture émise : Il permet d’indiquer la bonne transmission de votre document à la plateforme agréée de votre client.
Cycle de vie automatique et obligatoire, ce statut reste visible le temps que la plateforme agréée de votre client valide la réception du document (temps réglementaire imposée par la réforme, actuellement 1 jour mais peut évoluer avec le temps).
C’est donc un cycle de vie qui ne concerne que les factures en émission (documents de vente) et est presque invisible lors du suivi du document.
Un document trop longtemps dans ce cycle de vie peut indiquer d’une problématique dans la réception du document par la plateforme agréée du client.
Reçu par la plateforme : permet d’indiquer que votre document a bien été reçu par la plateforme agréée de votre client.
Ce cycle de vie est automatique et obligatoire et est une réponse essentielle afin de garantir la mise à disposition du document à votre client.
La plateforme agréée de votre client a donc validé l’intégrité du document et le considère conforme à sa plateforme agréée. À ce stade il n’est donc plus possible que le document soit rejeté par la plateforme agréée.
C'est un cycle de vie qui ne concerne alors que les documents en émission (document de vente).
Facture rejetée : la facture a été rejetée par la plateforme agréée de votre client ou la nôtre.
Cela fait suite à une erreur dans la structure du document (document non conforme, adresse de facturation non conforme ou obsolète, rejet technique lié à la plateforme agréée, incohérence de données, …)
Ce cycle de vie est automatique et obligatoire et indique que la plateforme agréée a rejeté automatiquement ce document.
C’est un cycle de vie qui concerne les 2 sens d’une facture électronique :
Émission d’une facture (document de vente) : Si vous avez émis un document rejeté, vous recevrez la cause du rejet et vous devez l’annuler par un avoir interne. Vous pourrez ainsi recréer un document conforme.
Réception d’une facture (document d’achat) : Si vous avez reçu un document rejeté par notre plateforme agréée, le document sera presque invisible de votre côté, vous le retrouverez uniquement dans votre corbeille sans possibilité de le supprimer définitivement. L’émetteur recevra la cause pour le recréer et l’envoyer de manière conforme.
🤝 Prise en charge et approbation de la facture
Une fois la facture envoyée ou reçue, il vous faut maintenant intervenir afin de valider du document si celui-là vous semble conforme à la prestation/achat effectué ou alors de recevoir l’information que votre client a approuvé la facture.
Facture mise à disposition : la facture a été reçue et mise à disposition visuellement au destinataire (vous-même ou votre client destinataire).
C’est le premier cycle de vie permettant de commencer le traitement de votre document. Vous avez maintenant le visuel du document face à vous lors de la réception de votre document. À l’inverse votre client a maintenant la vue de sa facture et peut en prendre connaissance.
C'est un cycle de vie automatique et obligatoire et indique le début de la prise en charge du document. Vous le retrouvez dans le statut “à traiter” du menu “mes factures”
Facture prise en charge : le destinataire valide la réception/prise en charge de la facture.
C’est un cycle de vie optionnel, et permet d’indiquer de la première étape d’approbation du document en indiquant sa prise en charge.
Ce cycle de vie sera visible uniquement si un système de workflow (approbation par un tiers complémentaire) a été mis en place. Sinon le cycle de vie passera automatiquement à l’étape suivante.
Facture approuvée : acceptation totale de la facture par le destinataire.
C’est le cycle de vie indiquant que vous ou votre client validez le document et ne souhaitez pas apporter une contestation. Il est conforme et approuvé par l’entreprise réceptrice, il est donc prêt à passer aux étapes de paiement.
Réception d’une facture (document d’achat) : vous pouvez alors indiquer de ce cycle de vie en validant la facture.
Émission d’une facture (document de vente) : vous recevrez automatiquement ce cycle de vie lorsque votre client approuvera la facture.
💡Chaque plateforme agréée proposera des règles et fonctionnement différent, il est possible que certaines plateformes agréées approuvent la facture automatiquement selon certaines règles alors que d’autres attendront une action manuelle par le client (comme nous le proposons de notre côté). Le temps d’attente d’une approbation peut alors varier selon la plateforme agréée destinatrice et donc son fonctionnement technique.
Facture approuvée partiellement : acceptation partielle de la facture par le destinataire.
Ce cycle de vie ne sera pas proposé directement au moment de la validation d’un document. Cependant il sera possible de passer par ce cycle de vie en entamant une contestation → litige → approbation partielle.
⚠️ Suivi d’une contestation et de sa résolution
Le suivi d’une contestation est la grande nouveauté de la réforme. En effet une contestation et sa résolution doivent être entièrement traitées sur la plateforme agréée afin de suivre son cycle de vie.
3 types de contestations sont maintenant à votre disposition : Suspendre une facture, Mettre en litige, Refuser. Vous pouvez engager une contestation à l’étape de traitement de votre document, au lieu de la valider. Une contestation ne peut être effectuée que par le client récepteur de la facture (document d’achat).
Facture en litige : le client indique un désaccord sur le document et/ou son contenu et souhaite mettre en litige temporairement le temps d’obtenir les rectifications nécessaires.
Dans quel cas utiliser cette typologie de contestation ? Vous avez un différend commercial, un problème sur la livraison/réception de la commande, un écart entre la facture et ce qui a été convenu/acheté. Une partie de la facture vous convient mais pas en totalité.
Exemple de cas d’usage : erreur sur le prix ou le taux de TVA, livraison incomplète, prestation non réalisée, numéro de commande erroné, modalité de paiement incorrectes,…
Comment sortir de cette contestation ?
Émission d’une facture (document de vente) : Afin de répondre à la demande de votre client et selon le cas d’usage de la demande, vous pouvez générer un avoir (partiel ou total) ou générer une facture rectificative afin de corriger l’anomalie dans la facture.
Réception d’une facture (document d’achat) : vous avez alors 3 possibilités :
Attendre un retour de votre fournisseur : Afin de répondre à votre besoin, votre fournisseur pourra fournir une facture rectificative ou un avoir selon le cas d’usage
Lever le litige : vous vous êtes mis d’accord à l’oral et finalement la facture est bien la bonne et son contenu n’est pas à modifier
Refuser la facture : vous n’avez pas trouvé d’accord avec votre fournisseur et souhaitez refuser totalement la facture
Facture annulée : le document a été annulé automatiquement suite à la création d’une facture rectificative créée à la suite d’un litige
Comment sortir de cette contestation ? Le cycle de vie “annulé” est un cycle de vie terminal, aucun retour en arrière est possible à ce stade.
Ce cycle de vie est automatique et permet d’annuler la facture d’origine qui comprenait l’erreur mentionnée par le litige, lorsque le choix “générer une facture rectificative” a été effectué.
Le document sera alors automatiquement annulé comptablement par une écriture comptable liée à la facture rectificative.
Facture suspendue : Le client indique qu’il manque une ou plusieurs pièces justificatives, mais le contenu de la facture reste correct et son intégrité n’est pas remise en cause.
Dans quel cas utiliser cette typologie de contestation ? Vous avez besoin d’un justificatif ou document en lien avec cette facture avant de la valider ou de vérifier son contenu.
Exemple de cas d’usage : devis nécessaire à la validation du document, bon de commande/bon de livraison obligatoire, informations complémentaires manquantes,…
Comment sortir de cette contestation ?
Émission d’une facture (document de vente) : vous devez compléter la facture en ajoutant les pièces justificatives demandées
Réception d’une facture (document d’achat) : vous pouvez lever la suspension ou alors refuser la facture totalement si vous considérez que le vendeur ne répond pas à ses obligations.
Facture complétée : La facture avec un litige “suspendu” a été complétée par les informations demandées. Vous devez vérifier les pièces justificatives avant de continuer.
Comment sortir de cette étape de contestation ?
Émission d’une facture (document de vente) : Vous devez attendre que votre client lève la suspension ou refuse totalement la facture s’il souhaite signifier de son refus.
Réception d’une facture (document d’achat) : vous pouvez lever la suspension si les pièces justificatives vous sont correctes ou alors refuser la facture totalement si vous considérez que le vendeur ne répond pas à ses obligations.
Facture refusée : le client indique être en désaccord totalement sur cette facture, et ne souhaite pas continuer le processus commercial en lien.
Dans quel cas utiliser cette typologie de contestation ? Attention le refus d’une facture est définitif et est considéré comme un cycle de vie terminal, aucun retour en arrière n’est possible. Cette typologie de contestation n’est à utiliser que lors du rejet total d’un document. Vous ne reconnaissez pas l’émetteur, vous n’avez jamais conclu d’accord en lien avec cette facture, vous n’êtes pas le client inscrit sur le document.
Exemple de cas d’usage : mauvais SIREN, prestations/bien inconnu, émetteur inconnu,…
Comment sortir de cette contestation ?
Émission d’une facture (document de vente) : Si votre client refuse votre facture, vous devez alors procéder en 2 étapes :
Annuler votre document par un avoir interne (créé pour l’équilibre de votre comptabilité et gestion interne)
Re-créer le document en vous assurant de corriger l’anomalie remontée par le motif du refus
Réception d’une facture (document d’achat) : après le refus du document, vous n’avez rien à faire en complément. La facture sera automatiquement mise dans votre corbeille avec le statut “refusé”. Attention cette facture ne sera jamais supprimable afin de garder la trace de cette réception par la plateforme agréée.
Vous souhaitez en savoir plus sur le traitement d'une contestation lors de l'émission d'une e-facture ? -> suivez le guide
Vous souhaitez en savoir plus sur le traitement d'une contestation lors de la réception d'une e-facture ? -> suivez le guide
💳 Suivi du paiement de la facture
Vous arrivez maintenant aux dernières étapes du cycle de vie de votre facture. Vous devez maintenir informer du paiement de votre facture et suivre l'encaissement de vos factures.
Paiement transmis : Le client indique avoir transmis le paiement et/ou celui-ci est en cours de paiement.
À cette étape de votre cycle de vie, vous retrouverez votre document dans le statut “à associer” ou “à payer” de votre menu “mes factures”.
Comment indiquer de ce cycle de vie sur l’outil ?
Réception d’une facture (document d’achat) : Pour indiquer de ce cycle de vie, vous avez alors 2 possibilités :
Effectuer le paiement de la facture directement depuis l’outil “Paiement”, permettant d’indiquer de l’envoi du paiement à votre fournisseur.
Rapprocher totalement le document à une ou des lignes de banque ou via l’option “montant hors banque”, permettant d’enregistrer le paiement de votre côté.
Émission d’une facture (document de vente) : si votre client mentionne ce cycle de vie dans sa plateforme agréée, son cycle de vie sera automatique reçu de votre côté afin d’en être informé.
💡Ce cycle de vie est optionnel, certains clients le mentionneront sur une partie ou toutes leurs factures alors que d’autres n’effectueront pas cette étape. Ne vous attendez-vous à obtenir cette information systématiquement. Certaines plateformes agréées proposent des automatismes sur ce cycle de vie permettant de recevoir/voir l’information sans actions de la part de votre client.
Facture encaissée : Le fournisseur indique avoir reçu le ou les paiements de cette facture.
Cycle de vie essentiel et final dans le suivi de votre document en indiquant la réception du ou des paiements de cette facture. Aucune action complémentaire n’est alors attendue. Son cycle de vie est alors terminé et complet.
Comment indiquer de ce cycle de vie sur l’outil ?
Réception d’une facture (document d’achat) : En tant que client, vous recevrez ce cycle de vie dès que votre fournisseur aura validé de la réception du paiement de cette facture.
💡Selon les plateformes agréées ce cycle de vie peut être automatique selon certaines règles d’automatisation ou alors manuel via un bouton (comme nous le proposons de notre côté), n’hésitez pas à relancer votre fournisseur, si vous ne recevez pas ce cycle de vie alors que vous avez bien transmis le paiement de votre côté.
Émission d’une facture (document de vente) : Pour valider de ce cycle de vie très important vous avez 2 étapes à effectuer :
Rapprocher totalement le document à une ou des lignes de banque ou via l’option “montant hors banque”
Cliquer sur le bouton “marquer comme encaissé” : c’est ce bouton qui permettra d’envoyer ce cycle de vie officiel.
💡Ce cycle de vie est un cycle de vie terminal, assurez-vous de ne pas faire d’erreur en cliquant sur ce bouton.
Assurez-vous de vérifier les éléments suivants les premières fois que vous effectuez l’action :
La ligne de banque associée correspond bien à la facture en lien
Le numéro de facture correspond bien à la ligne de banque correspondante
Vous ne souhaitez pas faire retour en arrière (contestation)
Vous arrivez à la fin du cycle de vie de votre facture, vous pourrez retrouver votre document dans le statut “validé et payé” afin d’en garder une trace à tout moment.