Comment procéder ?
Pour ce faire, rendez-vous dans la section "Comptabilité" ➜ "Export" ➜ Sélectionner le format "Pennylane".
Une fois votre export prêt, vous pouvez l'exporter en cliquant sur "Préparer l'export". Une fois cet export généré, vous le trouverez sur la droite de votre écran. Ensuite, cliquez sur "Exporter les écritures + les factures" :
Une fois l'export téléchargé, retrouvez-le dans votre dossier "Téléchargement". Le nom de l'export commencera par "accounting_export".
Ensuite, connectez-vous à votre compte Pennylane pour commencer l'import sur votre espace.
📑 Comment importer ses écritures comptables et pièces dans Pennylane ?
L'import de vos écritures comptables sur Pennylane se passe en 2 temps :
En premier, l'import du fichier contenant les écritures comptables au format CSV/EXCEL
En second, l'import des pièces jointes
1️⃣ Démarrer l'import
Accédez au module Imports depuis le menu Saisie. Cliquer sur Importer un fichier et sélectionnez Ecritures.
2️⃣ Déposez votre fichier CSV/EXCEL contenant les écritures comptables, dans l'espace dédié :
3️⃣ Validez les champs de l'import si nécessaire :
4️⃣ Finalisez l'import :
Une fois tous les champs renseignées, cliquez sur Etape suivante. La fenêtre suivante indique si une erreur a été trouvé sur le fichier. Si tout est bon, alors cliquez sur Finaliser l'import.
5️⃣ Importez les pièces jointes :
Si votre fichier d'écritures courantes est associé à des pièces justificatives, vous pouvez les charger à l'aide de la fonction Joindre une archive (trombone).
L'affectation des pièces aux écritures liées est automatique, à condition que le nom de la pièce soit strictement identique au numéro de pièce dans la colonne PieceRef de l'écriture qui correspond.
Lorsque vous vous êtes assuré que c'est bien le cas, réunissez toutes les pièces dans un même fichier zip, puis téléversez-le dans Pennylane. La taille maximum acceptée pour un fichier d'archive est de 20 Go, si vous excédez ce volume, il faut diviser votre fichier et procéder à plusieurs imports.
6️⃣ Revue des données (et résolution éventuelle) :
Pennylane vérifie le paramétrage réalisé et indique les erreurs éventuelles.
À ce stade, vous pouvez soit Éditer le modèle pour modifier le paramétrage, soit Finaliser l'import pour importer les données dans Pennylane.
⚠️ Pour que l'import fonctionne correctement, il est important qu'un numéro de pièce soit associé à un libellé d'écriture unique, à une date identique et à un code journal.
7️⃣ Consulter les données importées :
Une fois l'import finalisé, plusieurs chemins permettent de consulter les écritures :
Depuis l'interface Comptabilité
Aller dans menu Saisie > module Imports/Exports > onglet Imports.
Cliquer sur les trois points à droite du fichier importé.
Sélectionner Afficher les écritures importées dans le grand livre.
Le grand livre s'ouvre filtré sur les écritures de ce fichier uniquement.
8️⃣ Les différents statuts dans le module Imports :
9️⃣ Que faire en cas d'échec de l'import ?
Si votre import échoue et passe en erreur, le système vous propose désormais un fichier de résolution qui vous permet de cibler ce qui cause l'erreur.
Vous pouvez rouvrir l'import pour voir l'erreur ici :
Puis télécharger et ouvrir le fichier de résolution :
Un commentaire s'affiche sur chaque ligne concernée par l'erreur et vous donne des détails sur le moyen de résoudre l'erreur. Une fois le fichier corrigé, il vous suffit de l'importer directement dans la même page.
Pour toute information complémentaire, n'hésitez pas à vous référer aux pages d'aides dédiées, créées par Pennylane disponible ici.