Il se peut que malheureusement nos algorithmes n'importent pas une facture que vous avez reçue par mail.
Si cela arrive, pas de panique ! Nos algorithmes, basés sur la reconnaissance de mots-clés dans l'objet de l'email permettent de reconnaître quel mail doit être récupéré de celui qui ne doit pas l'être.
Mais certains fournisseurs envoient des factures sans forcément mettre en avant des mots-clés dans l'objet de ces mails-là.
➡️ Pour contrer ce point :
Ce que vous devrez faire, si cela arrive, est d'indiquer à notre système l'adresse mail de l'expéditeur du mail pour lequel nous n'avons pas détecté la facture, afin que nous nous assurions que le problème se règle, et que cela ne se reproduise plus.
Dans ce cas-là, rendez-vous d'abord dans la partie :
"Pré-compta" -> "Collecteur" -> "Boîtes e-mails"
Sur l'adresse mail souhaitée -> paramètres
Attention seul le propriétaire de l'adresse mail (=celui qui a effectué la connexion de ce collecteur la première fois sur iPaidThat) peut créer des filtres. Sinon vous pouvez donner des droits à d'autres personnes via la section "permissions"
Vous aurez alors la possibilité d'ajouter un filtre selon les conditions suivantes :
Nom du filtre que vous souhaitez créer : pour le retrouver facilement si besoin
Email de l'expéditeur du mail : afin de filtrer selon un expéditeur précis (très fortement conseillé)
Objet du mail : afin de filtrer la recherche plus précisément
Le nom du fichier : afin de filtrer selon des mots précis compris uniquement dans les pièces jointes
"uniquement PDF" : Si coché, ne récupérera uniquement que les pièces jointes de l'email. Si décochée, elle récupérera le corps du mail pour le transformer en PDF (idéal pour les fournisseurs qui envoient leur facture dans le corps du mail comme les métiers du transport)
Forcer l'importation ou empêcher l'importation : selon l'objectif du filtre
Action : selon si vous souhaitez définir les factures comme étant fournisseur ou client
Vous souhaitez qu'iPaidThat n'importe pas les factures venant d'un certain expéditeur
Il se peut que vous souhaitiez que notre système ignore certains mails, et n'importe pas les factures qu'ils contiennent.
Dans ce cas-là, comme indiqué plus haut, cliquez sur :
"Pré-compta" -> "Collecteur" -> "Boîtes e-mails"
Sur l'adresse mail souhaitée -> paramètres
Vous pouvez alors créer le filtre selon vos conditions et besoins.
Finalement cliquez sur "Empêcher l'importation".
Nous proposons également une autre solution pour créer des filtres plus rapidement : suivez la page d'aide