Où visualiser vos balances? 🔍
Une fois connecté sur votre compte iPaidThat, vous devez vous rendre dans la section "Mes factures" :
-> "Fournisseurs" si vous souhaitez visualiser vos dettes et documents manquants
-> "Clients" si vous souhaitez visualiser vos créances et documents manquants
L'ensemble de vos fournisseurs/clients vont s'afficher et seront listés par dossiers.
La colonne "Documents" représente le montant total de vos factures liées à ce fournisseur/client ainsi que le nombre de documents en suivant les dates sélectionnées.
La colonne "Transactions" représente le montant total des lignes de banque liées à ce fournisseur/client ainsi que le nombre de transactions suivant les dates sélectionnées.
Comment interpréter vos balances ? 📈
La colonne "Balance à ce jour" représente le montant à jour de vos dettes fournisseurs (mentionnés en rouge) ou de vos créances clients (mentionnés en vert) prenant en compte la totalité de vos transactions et documents (les dates ici ne sont donc pas prises en compte).
Pour avoir un affichage plus détaillé, il suffit de cliquer sur la ligne du fournisseur ou du client concerné.
Par exemple, en cliquant sur le fournisseur Amazon, voici ce qui s'affiche :
Les documents associés à ce fournisseur vont apparaître ainsi que le détail de la balance liée à ce fournisseur (encadré sur la droite).
Zoom sur la balance :
1️⃣ Les dettes fournisseurs
Ce qui est pris en compte ci-dessous est uniquement la "Balance à ce jour" qui ne prend pas en compte la période sélectionnée.
Vous allez pouvoir visualiser le détail de votre dette en cliquant sur le "i" avec sa décomposition.
Comment expliquer une dette fournisseur ?
Les factures n'ont pas encore été payées et reste donc au statut "à associer"
Les transactions sont présentes mais pas encore rapprochées (Voir l'article dédié aux associations)
La facture a été payée par un autre système -> vous devez alors utiliser l'option "forcer l'association" via le bouton action
Vous avez un solde de départ non affecté
À savoir que lors de l'ajout ou modification d'un fournisseur ou client, vous avez la possibilité d'ajouter un solde de départ. Pour cela, rendez-vous sur la fiche de votre fournisseur ou client (Onglet "Paramètres" -> "Fournisseurs et Clients" -> Sélectionner votre fournisseur et y intégrer un solde)
Si un solde de départ est présent, le récapitulatif de votre balance vous l'indiquera comme ci-dessous :
En cliquant sur les 200,00€ mentionnés en rouge, cela vous ouvrira directement la fiche du fournisseur. Si besoin, vous pouvez modifier/ajuster le solde.
En cliquant sur les -62,99€ en bleu, cela vous dirigera directement vers les transactions concernées.
Voici les situations pour lesquelles il est nécessaire de préciser qu'aucune écriture de charge/vente n'est nécessaire :
Votre gestion de la comptabilité se faisait manuellement par votre comptable avant l'utilisation d'iPaidThat.
Votre écriture a déjà été importée sur le logiciel comptable avant l'utilisation d'iPaidThat.
Le document n'existe pas du tout.
Que faire si le document n'est pas présent (perdu par exemple) mais une écriture doit être générée?
La transaction doit bien être associée au fournisseur/client concerné en précisant qu'une écriture doit être générée (cliquer sur le bouton rouge "Générer une écriture".
2️⃣ Les créances clients
Ce qui est pris en compte ci-dessous est uniquement la "Balance à ce jour" qui ne prend pas en compte la période sélectionnée.
Vous allez pouvoir visualiser le détail de votre créance en cliquant sur le "i" avec sa décomposition.
Comment expliquer une créance client :
Les factures n'ont pas encore été payées et reste donc au statut "à associer"
Les transactions sont présentes mais pas encore rapprochées. (Voir l'article dédié aux associations).
La facture a été payée par un autre système -> vous devez alors utiliser l'option "forcer l'association" via le bouton action
Vous avez un solde de départ non affecté
Il est également possible, comme mentionné plus haut avec les dettes fournisseurs, d'insérer un solde de départ sur la fiche du client.
3️⃣ Les documents manquants
Sur le détail de vos dettes ou créances clients, vous pouvez également voir un autre résultat : "Documents manquants".
Sont affichés ici, en cliquant sur le "i", les détails du montant des documents manquants. De plus, vous pouvez cliquer afin d'afficher les transactions concernées (en rouge).
Comment expliquer un document manquant :
Le document n'a pas été reçu, c'est le moment de relancer votre fournisseur.
Le document n'est pas assigné à une ligne de banque : il vous suffit de rechercher le document sur iPaidThat afin de l'associer à la transaction bancaire. (Voir l'article dédié aux associations) ou de valider les suggestions proposées.
Il n'y a pas de documents à associer à la transaction : cliquer sur la transaction concernée, puis cliquer sur "Pas de justificatifs". La transaction sera donc associée entièrement au fournisseur sans demander de pièce comptable.
