Où visualiser vos balances? 🔍
Une fois connecté sur votre compte iPaidThat, vous devez vous rendre dans la section "Mes factures" -> Par dossiers
-> "Mes Fournisseurs" si vous souhaitez visualiser vos dettes et documents manquants
-> "Mes Clients" si vous souhaitez visualiser vos créances et documents manquants
L'ensemble de vos fournisseurs/clients vont s'afficher et seront listés par dossiers.
La colonne "Factures" : représente le nombre total de facturées liées à ce fournisseur/client
La colonne "Transactions" : représente le nombre de transactions reliées à ce fournisseur/client
La colonne "Montant facturé" : Représente le total TTC de vos documents + la somme des lignes de banque où l'option "pas de justificatif" a été choisie et dont l'action générer une écriture de charge/produit a été choisie.
La colonne "Montant payé" : Représente le total TTC de vos lignes de banque + la somme des documents indiqués avec l'action "forcer l'association"
Comment interpréter vos balances ? 📈
La colonne "Balance" représentera alors le montant de votre solde :
Solde : Montant payé - Montant facturé => en rouge si négatif et en vert si positif
Dettes / Créances : Total de vos documents non payés à ce jour
Justificatifs manquants : Total de vos transactions bancaires avec un justificatif manquant
Vous pouvez cliquer directement sur le montant à côté de "dettes/créances" ou "justificatifs manquants" pour être redirigé vers les éléments en question.
Pour avoir un affichage plus détaillé, il suffit de cliquer sur la ligne du fournisseur ou du client concerné.
Les documents associés à ce fournisseur vont apparaître (sur la période sélectionnée) ainsi que le détail de la balance liée à ce fournisseur (encadré sur la droite).
Zoom sur la balance :
1️⃣ Les dettes fournisseurs
Ce qui est pris en compte ci-dessous est uniquement la "Balance à ce jour" qui ne prend pas en compte la période sélectionnée.
Vous allez pouvoir visualiser le détail de votre dette en cliquant directement sur montant de la dette.
Vous serez alors redirigé vers la page avec les documents en lien.
Comment expliquer une dette fournisseur ?
Les factures n'ont pas encore été payées et reste donc au statut "à associer"
Les transactions sont présentes mais pas encore rapprochées (Voir l'article dédié aux associations)
La facture a été payée par un autre système -> vous devez alors utiliser l'option "forcer l'association" via le bouton action
Vous avez un solde de départ non affecté
À savoir que lors de l'ajout ou modification d'un fournisseur ou client, vous avez la possibilité d'ajouter un solde de départ. Pour cela, rendez-vous sur la fiche de votre fournisseur ou client (Onglet "Paramètres" -> "Comptes Tiers" -> Sélectionner votre fournisseur et y intégrer un solde)
En appliquant un solde, votre balance affichera alors forcément une dette en lien avec le solde.
Afin d'annuler le solde ou de l'actualiser, il est alors nécessaire d'indiquer une ligne de banque associée au compte tiers concerné.
Voici les situations pour lesquelles il est nécessaire de préciser qu'aucune écriture de charge/vente n'est nécessaire :
Votre gestion de la comptabilité se faisait manuellement par votre comptable avant l'utilisation d'iPaidThat.
Votre écriture a déjà été importée sur le logiciel comptable avant l'utilisation d'iPaidThat.
Le document n'existe pas du tout.
Que faire si le document n'est pas présent (perdu par exemple) mais une écriture doit être générée?
La transaction doit bien être associée au fournisseur/client concerné en précisant qu'une écriture doit être générée (cliquer sur le bouton rouge "Générer une écriture").
2️⃣ Les créances clients
Ce qui est pris en compte ci-dessous est uniquement la "Balance à ce jour" qui ne prend pas en compte la période sélectionnée.
Comment expliquer une créance client :
Les factures n'ont pas encore été payées et reste donc au statut "à associer"
Les transactions sont présentes mais pas encore rapprochées. (Voir l'article dédié aux associations).
La facture a été payée par un autre système -> vous devez alors utiliser l'option "forcer l'association" via le bouton action
Vous avez un solde de départ non affecté
Il est également possible, comme mentionné plus haut avec les dettes fournisseurs, d'insérer un solde de départ sur la fiche du client.
3️⃣ Les documents manquants
Sur le détail de vos dettes ou créances clients, vous pouvez également voir un autre résultat : "Documents manquants".
Sont affichés ici, en cliquant sur le "i", les détails du montant des documents manquants. De plus, vous pouvez cliquer afin d'afficher les transactions concernées (en rouge).
Comment expliquer un document manquant :
Le document n'a pas été reçu, c'est le moment de relancer votre fournisseur.
Le document n'est pas assigné à une ligne de banque : il vous suffit de rechercher le document sur iPaidThat afin de l'associer à la transaction bancaire. (Voir l'article dédié aux associations) ou de valider les suggestions proposées.
Il n'y a pas de documents à associer à la transaction : cliquer sur la transaction concernée, puis cliquer sur "Pas de justificatifs". La transaction sera donc associée entièrement au fournisseur sans demander de pièce comptable.
