Dans le cas d'un remboursement d'un fournisseur, ou d'un client, un document de type avoir y sera associé. Il est donc important de savoir enregistrer et rapprocher ces documents sur la plateforme. Ainsi, ils seront enregistrés correctement sur vos rapports, mais aussi sur vos balances Fournisseurs/Clients !
Gérer vos avoirs sur iPaidThat
1️⃣ Valider le document avoir
Il est important de connaître deux informations liées au traitement des documents pour enregistrer un avoir:
Le type : revenus ou charge
Le compte auxiliaire: Fournisseur ou Client
Ces deux notions sont importantes car elles permettent de déterminer si le document est un avoir ou non, et s'il s'agit d'un avoir fournisseur ou client.
Voici un tableau qui explique en détail la typologie de document selon les choix sur ces deux champs:
Document | Type | Auxiliaire |
Facture Fournisseur | Charge | Fournisseur |
Avoir Fournisseur | Revenu | Fournisseur |
Facture Client | Revenu | Client |
Avoir Client | Charge | Client |
En suivant ce système, vos avoirs seront bien enregistrés comme des baisses dans les encaissements/décaissements dans la section rapports, et seront bien pris en compte dans la balance des comptes auxiliaires en question.
2️⃣ Rapprocher le document avoir à une transaction
Le rapprochement entre des documents factures/avoirs et transactions est tout aussi simple que les autres rapprochements à un point près: les signes.
Depuis la banque, cliquez sur la transaction et sur "associer un justificatif"
Le formulaire habituel s'ouvre pour confirmer le montant à associer, et c'est là que les signes entrent en jeu.
Quand vous associez une charge à une transaction, cette dernière va afficher le signe - lors du rapprochement:
À l’opposé, quand vous associez un document de type revenu, aucun signe ne sera visible.
De ce fait, basé sur le document, cela aura un effet d'augmenter ou baisser le montant à associer à une transaction:
Type de document | Type de transaction | Signe (le + représente positif donc sans signe) | Effet du solde de la transaction |
Charge | Débit | - | Baisse |
Charge | Crédit | - | Augmente |
Revenu | Débit | + | Augmente |
Revenu | Crédit | + | Baisse |
Je vous invite donc à associer, en priorité, les documents du sens inverse afin d'augmenter le solde à associer (plus souvent l'avoir) sur la transaction et ensuite finaliser avec les documents du même signe.
3️⃣ Cas de rapprochement bancaires plus précis
Il peut arriver que le cas soit un peu plus complexe en termes de rapprochement, donc en voici quelques exemples et la manipulation à suivre:
Si vous avez plusieurs documents pour une ligne de banque ou plusieurs lignes de banque pour un document, la procédure reste la même: associez les documents du sens inverse à la ligne de banque en 1er lieu puis ceux du même sens.
Si vous avez plusieurs lignes de banque et documents, tentez au maximum d'associer les documents du même sens aux transactions, puis suivez la manipulation décrite plus haut sur une des lignes de banque.