La première chose à faire sur iPaidThat est de déterminer votre devise.

Depuis l'onglet Mon compte > Organisation, il sera possible ici de la choisir en fonction de votre activité.

Attention, il faudra effectuer ce choix avant d'importer vos factures. En effet, une fois un document importé, la devise sera automatiquement choisie comme étant celle de ce document et ne pourra être modifiée par la suite.

Important à savoir : il sera ici question de taux de change, celui-ci sera déterminé en fonction de la date de la transaction ou du document concerné.

Lorsqu'un document qui n'est pas dans votre devise originale est importé, voici les éléments que notre OCR récupère, en plus des informations classiques :

Devise : La devise du document sera automatiquement détectée. Ici il s'agit de Dollars mais cela reste similaire selon la devise.

Taux de change : Le taux de change sera également présent ici en fonction du taux du jour de la facture. Ce montant pourra bien entendu être modifié avant la validation du document.

TVA : La TVA sera également automatiquement détecté ici en fonction de ce qui sera renseigné sur le document

Montant : Le montant sera bien entendu affiché. Aussi bien l'initial que celui converti.

Du côté de la Banque, lorsqu'une transaction bancaire apparaît sous une autre devise, celle-ci sera automatiquement convertie. Le but ici est de vous donner un aperçu du montant réellement débité en fonction de votre devise par défaut.

Par exemple : Ici la transaction est de 154.06$ mais un aperçu de l'équivalent en euros est également disponible (147.05€)

Nous allons maintenant voir les différentes façons d'associer un document à une ligne de banque lorsqu'une devise étrangère est impliquée sur l'un, sur l'autre ou sur les deux.

Important à savoir : Toutes les associations se feront dans la devise par défaut. En effet, pour que l'association soit complète, il faudra associer l'intégralité du montant converti du document et de la transaction bancaire.

1. Facture € / Ligne de banque $

Si vous disposez d'une ligne de banque dans une devise étrangère mais d'une facture en euros, il faudra alors associer le montant de la facture au montant converti de la transaction bancaire.

Par exemple : si vous avez une facture de 142.22€ et une transaction de 149$ (142.22€), il faudra veiller à ce que la totalité des 142.22€ soit bien associée. Vous allez pouvoir rechercher comme à votre habitude le montant de la facture correspondante.

2. Facture $ / Ligne de banque €

Si vous disposez d'une ligne de banque en euros mais d'une facture dans une devise étrangère, alors il faudra bien associer l'intégralité du montant converti de la facture. Vous pourrez rechercher la dite facture aussi bien avec son montant en Dollars ou bien en Euros :

Par exemple : Votre facture est de 154.06$ et votre ligne de banque est de 147.87€ alors vous pourrez rechercher votre document par son montant, peu importe sa devise (147.87€ ou 154.06$).

3. Facture $ / Ligne de banque $

Dans le cas ou votre document ainsi que votre ligne bancaire se trouvent dans une devise étrangère, alors c'est bien les deux montants convertis qu'il faudra veiller à bien associer.

Si vous choisissez de l'associer à un justificatif, vous pouvez tout aussi bien faire une recherche par montant en Dollars ou bien par le montant converti.

4. Gestion de l'écart après une association

Après avoir associé un document à une transaction, il se peut que vous voyez des écarts apparaitre. Voici les différentes possibilités de les gérer :

Il vous sera également possible d'associer le montant à faire correspondre à une catégorie comptable dédiée ;

En effet, il s'agit de la catégorie 766 - Gain de change si le montant est positif et de la catégorie 666 - Perte de change si le montant est négatif.

Nous vous conseillons dans un premier temps de vous rapprocher de votre cabinet comptable concernant ces deux catégories.

Si celles-ci ne sont pas présentes sur votre plan comptable mais que votre comptable vous a informé en avoir besoin, il faudra alors les créer en vous rendant dans l'onglet Pré-Compta > Paramètres > Ajouter une sous-catégorie.

Après avoir effectué votre association, peu importe la façon dont cela aura été effectué, et si il s'agit d'un seul document associé à une seule ligne de banque il se peut qu'un écart se fasse en réaction au taux de change.

Vous verrez alors le bouton "Ajuster et Valider" sur lequel vous pourrez cliquer afin que l'association soit faite en totalité. En effet, cela changera le taux de change du document pour que celui-ci s'adapte au montant de la ligne de banque.

Attention : nous vous conseillons de demander impérativement l'accord à votre cabinet comptable avant de procéder ainsi.

Attention, cette fonctionnalité n'est pas compatible avec toutes les associations multiples, c'est à dire si un document est associé à plusieurs lignes bancaires ou inversement.

En ce qui concerne l'export de vos écritures comptables, si vous possédez plusieurs documents et/ou lignes de banque dans une devise étrangère, tout sera automatiquement converti dans votre devise par défaut.

Si en revanche vous souhaitez obtenir un export présentant toutes les devises d'origine, plusieurs possibilités s'offrent à vous :

Avec l'export personnalisé, il vous sera possible de choisir les colonnes de votre export en fonction de vos besoins, ici, les devises. N'hésitez pas à consulter cet article dédié à l'export personnalisé.

Certains formats d'export comportent la colonne des devises, comme par exemple le format FEC.

De plus, il sera possible d'avoir un aperçu de la devise d'origine de chaque transaction et document sur votre export en l'ajoutant dans le champs dédié aux composants :

Enfin, il vous sera possible de paramétrer un export multi-devise si vous souhaitez exporter les documents dans leur devise originale au lieu d'effectuer la conversion.

Attention : il sera obligatoire de consulter votre comptable avant de procéder ainsi.

Après avoir obtenu l'accord de votre comptable, il faudra vous rendre dans l'onglet Paramètres avant de cocher la case "Export multi-devise"