Lorsque certains justificatifs sont manquants, vous avez la possibilité de relancer vos clients directement depuis votre outil.
Ces relances vous permettent de gagner du temps dans la collecte des pièces nécessaires et d’assurer un suivi plus rigoureux de vos dossiers.
Selon vos besoins, vous pouvez donc paramétrer des rappels automatiques pour tous vos clients ou choisir de les envoyer manuellement à un client en particulier.
💡Quels sont les documents concernés par ces relances ?
Avant de voir comment bien paramétrer vos relances, qu'elles soient automatiques ou manuelles, voyons ensemble de quels documents il s'agit exactement.
Depuis l'onglet Banque de vos clients, il vous est possible de filtrer les transactions de façon à ne voir que les transactions concernées par les relances.
Pour cela, cliquez sur Filtres > A valider :
Cela concerne :
Toutes les transactions qui n'ont pas été associées du tout :
Toutes les transactions pour lesquelles il manque un justificatif:
Toutes les transactions partiellement associées :
Toutes les transactions pour lesquelles nous avons trouvé un justificatif potentiel qui n'aurait pas encore été associé :
1️⃣ Relance automatique depuis votre espace expert
Si vous souhaitez configurer un rappel automatique qui sera appliqué à l'ensemble de vos clients, il faudra vous rendre depuis votre espace expert et cliquer sur Paramètres > "activer les relances automatiques" :
En activant cette option, un e-mail automatique sera envoyé aux utilisateurs dont le rôle permet d’effectuer des associations bancaires pour les inviter à compléter les justificatifs manquants.
Ces utilisateurs sont ceux disposant à minima d'un accès "Restreint : voir et valider tous les documents" pour la partie collecte, d'un accès R2 à l'onglet Banque et ayant également activer la réception de ce type d'email.
💡N'hésitez pas à consulter la page d'aide dédiée aux rôles pour plus d'informations.
Une fois cette case sélectionnée, vous aurez alors la possibilité de paramétrer un ou deux rappel par mois en sélectionnant vous-même les dates souhaitées :
NB : Si le 29,30 ou 31 est sélectionné mais que le mois en cours de dispose pas d'autant de jours alors l'email sera envoyé le dernier jour du mois.
2️⃣ Relance manuelle depuis l'espace client
Si vous ne souhaitez pas paramétrer un envoi automatique, il vous sera tout à fait possible de le faire manuellement depuis l'espace de vos clients directement.
Pour cela, rendez-vous dans l'espace Banque et paramétrez bien la période pour laquelle pour souhaitez relancer vos clients depuis le filtre de date.
En effet, les justificatifs manquants seront mis à jour en fonction de la période sélectionnée.
Par exemple ici, 18 justificatifs sont manquants sur une période large (année 2024 et 2025) :
En revanche, si nous filtrons uniquement sur le mois d'Octobre 2024, seulement 5 justificatifs sont demandés :
Vous verrez alors un bouton intitulé "Demander justificatifs" sur lequel il vous sera possible de cliquer.
Après avoir cliqué, une fenêtre s’ouvrira vous permettant d’envoyer un email de relance à l’ensemble des utilisateurs dont le rôle autorise les associations bancaires, afin de les inviter à compléter les justificatifs manquants. Vous aurez également la possibilité d’en sélectionner plusieurs si nécessaire :
Ces utilisateurs sont ceux disposant à minima d'un accès "Restreint : voir et valider tous les documents" pour la partie collecte, d'un accès R2 à l'onglet Banque et ayant également activer la réception de ce type d'email.
💡N'hésitez pas à consulter la page d'aide dédiée aux rôles pour plus d'informations.
💡Mail côté client
Que ce soit via une relance automatique ou via une relance manuelle, vos clients recevrons alors l'e-mail sous la forme suivante :
Le client a plusieurs possibilités :
Cliquer sur le lien de l’une des quatre transactions proposées,
Cliquer sur "Voir plus" pour accéder à l’ensemble des transactions.
Dans les deux cas, il sera redirigé directement vers l’onglet "Banque" de son espace, où il pourra justifier les transactions concernées.
Une autre option consiste à utiliser le fichier Excel mis à disposition. Le client peut le compléter en interne avant de le transmettre.