Dans cette page, nous allons aborder 2 manières de valider vos factures ou avoirs, et de les marquer comme "Validé & Payé".
Avant d'arriver à cette étape, votre document doit d'abord être traité : il passe par les statuts "à traiter", puis éventuellement "à approuver", avant d'atteindre le statut "à associer", sur lequel se concentre cette page. Pour le détail de l'ensemble des statuts, consultez Les différents statuts d'un document.
Comment Rapprocher une facture à une transaction, depuis l'onglet Mes Factures ?
Comment effectuer une association "hors banque" (marquer un document comme payé) ?
Rapprocher une facture à une transaction, depuis l'onglet Mes Factures
Rapprocher une facture à une transaction, depuis l'onglet Mes Factures
Dans le traitement de vos factures, vous arriverez à la dernière étape de traitement de votre facture "À associer", avant que la facture soit notée comme "Validé & Payé" :
Dans cette étape vous devez effectuer le rapprochement de la facture, à la transaction correspondante. Pour cela, cliquez sur la facture à rapprocher et sur la partie droite de l'écran vous apercevrez 2 modules :
Le premier est une barre de recherche pour retrouver la transaction à rapprocher
💡 Conseil : Vous pouvez rechercher une transaction par mot clé et / ou par montant
Le second est une suggestion de rapprochement, basée sur les informations de la transaction et celles de la facture
1️⃣ Utiliser la barre de recherche pour retrouver la transaction à rapprocher:
Vous pouvez dans la barre de recherche insérer le nom du fournisseur, ainsi qu'un montant pour que l'outil fouille dans les transactions de votre banque, et vous remonte un ou plusieurs résultats :
Si vous cliquez sur la ligne de résultat (encadré bleu) un menu s'ouvrira avec davantage d'information sur la transaction, ainsi qu'un bouton vous permettant de retrouver facilement cette transaction dans l'onglet Banque :
Si la bonne transaction est proposée, vous pouvez alors cliquer sur le bouton "Associer" pour rapprocher la facture et qu'elle passe du statut "À associer", à "Validé & Payé" :
2️⃣ Utiliser la suggestion d'association pour valider votre facture
Le second module pour rapprocher votre document à une transaction est la suggestion émise par votre outil.
Cette suggestion remonte lorsque plusieurs éléments de confiance sont réunis.
Notre outil compare les informations de la transaction et la facture se base pour vous faire cette suggestion, tels que :
La date
Le montant
Les mots clés du libellé
Si la bonne transaction a été suggérée, vous pouvez alors cliquer sur le bouton "Associer"
Vous pouvez également avoir plus d'information sur la transaction en cliquant sur la ligne de suggestion et l'ouvrir dans l'onglet Banque :
⚠️ Attention : Ce module Suggestion ne doit pas remplacer le suivi et contrôle des transactions, que vous devez effectuer.
💡 Conseil : Assurez-vous que le paiement est bien remonté sur l'outil pour permettre son association à la facture !
Que faire si je ne retrouve pas la transaction ?
Cela peut en effet arriver, et ce, pour plusieurs raisons :
La transaction n'a pas encore été remontée sur l'outil. Pour cela, il convient de patienter jusqu'au lendemain.
La transaction a déjà été rapprochée à une autre facture, un compte fournisseur, ou une catégorie comptable. Si c'est le cas, il convient de retrouver la transaction depuis l'onglet Banque et d'annuler le rapprochement bancaire qui a déjà été opéré. Ensuite, vous pourrez reprendre le rapprochement à la bonne facture.
Le compte bancaire recevant ou émettant le paiement n'a pas encore été connecté sur l'outil. Dans cette situation 2 solutions sont possibles :
Connecter votre compte bancaire (lien FAQ pour connecter sa banque)
Effectuer un rapprochement Hors Banque (Suite de cette page d'aide)
Comment effectuer une association "hors banque" (marquer un document comme payé) ?
Comment effectuer une association "hors banque" (marquer un document comme payé) ?
L'outil est conçu pour rapprocher vos factures avec vos transactions bancaires. Cependant, il arrive parfois qu'un document ait été réglé en partie ou en totalité sans qu'une ligne bancaire correspondante ne remonte dans l'outil.
Dans ce cas, il est nécessaire de réaliser ce que l'on appelle une association hors banque (ou de "forcer l'association").
🎯 Dans quels cas utiliser cette fonctionnalité ?
Cette manipulation est particulièrement indispensable dans trois situations fréquentes :
1. Le paiement en espèces
Vous ou vos collaborateurs avez réglé une dépense en espèces. Étant donné qu'il n'y a pas de mouvement direct sur le compte bancaire en ligne, L'outil ne détectera aucune transaction à associer. L'association hors banque permet d'indiquer que cette facture est bel et bien réglée.
💡 Bon à savoir : Le document peut être entièrement ou en partie rapproché à un montant hors banque,
2. Les écarts de conversion (Gains ou pertes de change)
Lorsque vous payez une facture dans une devise étrangère (ex: en USD), il arrive fréquemment que le montant de la facture converti en euros diffère légèrement du montant réellement prélevé par votre banque à cause du taux de change du jour.
Exemple : Votre facture est de 100$ (soit environ 95€ selon le taux inscrit sur la facture), mais la banque ne vous a prélevé que 93€. Vous associez la transaction bancaire de 93€ à la facture, mais il reste un solde de 2€. L'association hors banque vous permet de "solder" cette différence pour que la facture passe en statut Totalement payé.
3. Des frais ou commissions bancaires prélevés en sus
Il arrive que le montant réellement prélevé par la banque sur une transaction soit inférieur au montant de la facture, la banque prélevant des commissions ou frais directement à la source (par exemple des frais de cotisation ou de transaction). Une fois la transaction associée partiellement à la facture pour le montant réellement prélevé, il restera un solde correspondant à ces frais. Ce solde peut être régularisé en l'associant comme montant hors banque, de la même manière que pour un écart de conversion.
4. Un compte bancaire non remonté sur l'outil
Il se peut que tous vos comptes bancaires ne soient pas remontés sur votre interface. Si une facture a été payée via un autre compte bancaire, vous pourrez alors forcer la validation de cette facture, pour l'indiquer comme payée.
Comment procéder sur une facture ?
La manipulation est assez simple. Après avoir validé les informations d'une facture (étape "À traiter"), vous passez au moment de l'association de celle-ci. Il faudra alors indiquer le montant hors banque que vous souhaitez associer à cette facture :
Prenons l'exemple de cette facture à l'étape "à associer" de 20€ :
En cliquant sur le bouton "Associer un montant hors banque" :
Vous trouverez alors un encart vous permettant :
D'ajouter une description sur la nature de l'opération
Un montant
Une date d'opération (date d'aujourd'hui)
Une fois l'opération réalisée, vous pouvez cliquer sur ce bouton "+" :
Si vous rapprochez entièrement le document, via un montant hors banque, celui-ci sera noté comme entièrement rapproché, et validé :
Si vous ne rapprochez qu'une partie de ce document, via un montant hors banque, alors un reste à rapprocher sera indiqué :
Il vous sera alors possible de rapprocher cette dernière via la transaction réellement reçue par exemple.