Le Z de caisse est un document fiscal et comptable qui détaille toutes les ventes réalisées ainsi que tous les montants encaissés sur une période concernée au sein d'un point de vente.
Comment accéder à vos Z de caisse sur votre outil ?
Votre fonctionnalité d'import et de traitement des Z de caisse se trouve dans l'onglet "Vente" -> "Z de caisse"
Quels sont les pré-requis en vue de l'ajout d'un Z de caisse à votre outil?
Pré-requis 1️⃣ : Vous assurer du fait que votre ticket Z contient l'ensemble des informations nécessaires à son bon import
Numéro du ticket Z : Il s'agit d'un numéro attribué dans un ordre chronologique strict lors de la clôture de caisse. Cette suite ininterrompue prouve l'intégralité des flux enregistrés et empêche toute modification ou suppression ultérieure.
ID établissement : Il s'agit d'un repère technique - numéro de caisse ou identifiant du magasin - qui relie chaque vente à un site précis. Il garantit la bonne affectation du chiffre d'affaires au bon point de vente dès qu'une structure exploite plusieurs lieux de facturation.
Pré-requis 2️⃣ : Vous assurer du fait d'avoir créé un compte tiers de nature "Particulier"
Lorsque vous importez un ticket Z, vous devez associer un compte tiers auquel rattacher le ou les Z de caisse importés. Il s'agit d'une étape obligatoire pour l'association de vos documents de caisse.
Le compte tiers "Clients divers" apparaît par défaut. Nous ne vous recommandons pas de le sélectionner dans ce cas. La bonne pratique est en effet ici d'associer vos Z de caisse à un compte tiers nommé par exemple "B to C" dont la nature est "Particulier". Pour ce faire, cliquez sur "Créer un nouveau compte tiers" ⬇️
Vous pouvez cliquer directement sur "Créez un nouveau compte tiers client", le menu de création s'ouvre. Voici les différentes étapes à suivre:
Créer un client de nature "Particulier" que vous pouvez nommer par exemple "B to C". Les champs "libellé" + "type du tiers" + "Nature du tiers" sont obligatoires
Enregistrer les informations comptables suivantes : "Type de prestation" + "catégorie comptable par défaut"
Une fois votre compte tiers créé, vous pourrez le sélectionner dans la barre de recherche lors de l'import de votre ticket Z :
Comment ajouter un Z de caisse à votre outil ?
Vous pouvez ajouter un ou plusieurs Z de caisse de façon manuelle ou de façon automatique : cliquez sur la flèche attenante à la section qui vous correspond pour ouvrir les étapes à suivre.
Import manuel de vos Z de caisse
Import manuel de vos Z de caisse
Étape 1️⃣
Rendez-vous sur "Mes Z de caisse" -> "+ Ajouter un ou plusieurs Z"
Étape 2️⃣
Le menu d'ajout de documents s'affiche. Vous pouvez ajouter un ou plusieurs Z de caisse en les sélectionnant depuis les fichiers de votre ordinateur ou bien en les glissant déposant dans l'encart.
Les formats de documents acceptés sont les suivants: PDF, PNG, JPG, CSV, XLS, XLSX, JSON:
Étape 3️⃣
Vous pouvez désormais sélectionner dans la barre de recherche votre compte tiers "Particulier" nouvellement créé, nommé dans cet exemple "B to C" -> importer
Import automatique : Connecter votre logiciel de caisse et récupérer automatiquement vos Z de caisse
Import automatique : Connecter votre logiciel de caisse et récupérer automatiquement vos Z de caisse
Étape 1️⃣
Rendez-vous sur "Mes Z de caisse" -> "Logiciels de caisse/ POS".
Nous proposons plus de 40 intégrations de logiciels de caisse compatibles avec notre outil grâce à notre partenariat avec l'API CHIFT. Sélectionnez l'outil que vous utilisez parmi la liste.
Nous prendrons l'exemple d'Atillasoft dans le cadre de cet exemple
💡 Si vous ne visualisez pas l'option Logiciels de caisse/ POS, n'hésitez pas à nous contacter à l'aide de la bulle de chat disponible en bas à gauche de votre espace personnel
Étape 2️⃣
Vous pouvez désormais sélectionner dans la barre de recherche votre compte tiers "Particulier" nouvellement créé, nommé dans cet exemple "B to C".
Deux options sont à votre disposition:
Valider automatiquement le document lorsque celui-ci est exporté vers votre section "Pré-Comptabilié" -> "Mes factures". Cela permet à ce document d'être directement au statut "À associer".
Personnaliser les paramètres comptables, si vous souhaitez prendre le dessus de ceux enregistrés par défaut au niveau du compte tiers.
Étape 3️⃣
Il est nécessaire d'obtenir la clé API pour vous connecter - celle-ci est à retrouver sur le site de notre API partenaire CHIFT, en cliquant sur "Comment me connecter". La re-direction vers le site de notre partenaire CHIFT est automatique et vous présente pas à pas la façon de récupérer votre clé API depuis votre logiciel de caisse:
Étape 4️⃣
Lorsque vous avez récupéré la clé API depuis votre logiciel de caisse, vous pouvez la copier-coller dans la barre prévue à cet effet et cliquer sur "Connecter":
Étape 5️⃣
Une fois la connexion effectuée, notre outil va automatiquement identifier tous vos magasins et importer les Z de caisse correspondants. Si vous souhaitez ne sélectionner que certains magasins, vous pouvez tout à fait effectuer la modification depuis les paramètres -> Magasins à synchroniser -> cocher le magasin souhaité -> enregistrer
💡 Depuis votre tableau de bord, tous vos Z de caisse importés de façon manuelle apparaissent en "PDF" et ceux importés de façon automatique en intégrant votre logiciel de caisse apparaissent en "API":
Quels sont les différents statuts d'un Z de caisse une fois importé ?
Une fois votre Z de caisse importé de façon manuelle ou automatique, votre document est scanné par notre intelligence artificielle afin d'en extraire les informations.
Votre document passe alors par plusieurs phases avant d'être ajouté à votre section "Pré-Compta" > "Mes factures":
En attente: notre intelligence artificielle n'a pas encore début l'extraction des informations du ticket Z
En cours: notre intelligence artificielle est en cours d'extraction des informations du ticket Z
Traité: notre intelligence artificielle a bien extrait l'ensemble des informations du ticket Z
Anomalies potentielles: il ne s'agit pas d'un statut à proprement parler mais d'une phase de correction du ticket Z si des anomalies se présentent. Cette phase est décrite dans le paragraphe suivant.
Verrouillé (logo cadenas): votre ticket Z ne présente aucune anomalie ou bien les anomalies ont été corrigées et le document n'est plus modifiable, ni supprimable dans l'onglet "Z de caisse"
En pré-compta: votre ticket Z est présent dans votre onglet "Pré-Compta" > "Mes factures". Vous pouvez alors supprimer votre Z de caisse.
💡 Lorsqu'un ticket Z rejoint votre "Pré-Compta", il est considéré comme une facture à part entière. Il est alors décompté de votre solde de factures inclus dans votre abonnement.
Comment résoudre les anomalies d'un Z de caisse importé ?
Lorsque notre intelligence artificielle a extrait l'ensemble des informations de votre Z de caisse, deux cas peuvent se présenter : cliquez sur la flèche attenante à la section qui vous correspond pour ouvrir les étapes à suivre.
Cas 1️⃣: Notre intelligence artificielle n'a pas détecté d'anomalie(s) sur votre Z de caisse
Cas 1️⃣: Notre intelligence artificielle n'a pas détecté d'anomalie(s) sur votre Z de caisse
Vous n'avez aucune action complémentaire à effectuer. Vous pouvez verrouiller votre Z de caisse afin de l'envoyer vers la section "Pré-Compta" -> "Mes factures":
Vous pouvez ouvrir "Mes Factures" afin de retrouver votre document au statut "À traiter "
💡 Si les informations comptables du compte tiers "Particulier" utilisé ont préalablement été renseignées, l'imputation comptable s'effectue automatiquement
Cas 2️⃣ : Notre intelligence artificielle a détecté une ou plusieurs anomalies sur votre Z de caisse
Cas 2️⃣ : Notre intelligence artificielle a détecté une ou plusieurs anomalies sur votre Z de caisse
Dans ce cas, deux options s'offrent à vous :
Corriger l'anomalie détectée : cela concerne une différence du total de votre ticket Z et celui calculé par notre intelligence artificielle
Ignorer l'anomalie détectée : un champ de commentaire obligatoire s'ouvre afin de justifier la raison
Une fois les anomalies corrigées, la bannière se grise. Vous pouvez réactiver les anomalies si vous souhaitez les afficher à nouveau
Lorsque tout est en ordre, votre Z de caisse apparaît au statut "Traité". Il ne vous reste plus qu'à cliquer sur "Verrouiller" afin qu'il rejoigne "Mes factures"
Vous pouvez ouvrir "Mes Factures" afin de retrouver votre document:
soit au statut "À traiter", si vous n'avez pas activé l'option de validation automatique du document
sot directement au "À associer", si vous avez activé l'option de validation automatique du document
💡 Si les informations comptables du compte tiers "Particulier" utilisé ont préalablement été renseignées, l'imputation comptable s'effectue automatiquement
Quel est le lien entre le Z de caisse et le e-reporting dans le cadre de la facturation électronique ?
Dans le cadre de la réforme de la facturation électronique, les ventes réalisées auprès des particuliers (B2C) en point de vente ne font pas l'objet d'une facture électronique (e-invoicing), mais entrent directement dans le champ du e-reporting.
L'e-reporting impose aux entreprises assujetties à la TVA la transmission des données de transactions commerciales (ventes B2C de biens et de prestations de services, ainsi que les achats et ventes à l'étranger) et de leurs données de paiement à l'administration fiscale. Cette obligation concerne aussi bien les commerçants et artisans que les micro-entrepreneurs, les professions libérales et les agriculteurs réalisant des ventes aux particuliers.
Il s'agit d'une nouvelle déclaration fiscale régulière qui ne remplace en aucun cas la déclaration de TVA. Sa fréquence d’envoi dépend du régime de TVA actuel. Pour les PME et micro-entreprises, cette obligation entrera en vigueur le 1er septembre 2027 et est déjà entrée en vigueur le 1er septembre 2026 pour les grandes entreprises et ETI.
Les Z de caisse seront alors proposés à l'étape des ventes BtoC à déclarer lors de votre déclaration de e-reporting : https://help.ipaidthat.io/fr/articles/16256671-declaration-e-reporting