Sommaire de l'article :
ℹ️ Imputation comptable : qu'est ce que c'est ?
Pour rappel, l'imputation comptable permet d'attribuer un compte comptable à une opération selon la nature de celle-ci, en lui attribuant une ou plusieurs catégories propres au plan comptable de l'entreprise en question. C'est une action obligatoire à la tenue de votre comptabilité.
⚠️ Pour réaliser vos imputations comptables, il est important que votre Plan comptable soit bien à jour. Au besoin voici les articles à ce sujet :
Comment modifier les paramètres de ma comptabilité? --> pour les comptes par défaut
N'hésitez pas à vous rapprocher de votre Cabinet ou Expert·e Comptable pour valider votre plan comptable et ses catégories.
-- Exemple d'imputation comptable avec cette facture d'achat --
Depuis l'onglet Pré-compta > Mes facture, j'ouvre le document :
Dans la partie "Catégorisation comptable" sur la droite du document je vais imputer :
-1672.41€ à la catégorie comptables souhaitée (en cliquant sur "Ajouter une catégorie comptable" et en la sélectionnant parmi celles de mon plan), par exemple ici on mettrait : 601000 - Achats - Matières Premières
-91.98€ à la catégorie de TVA souhaitée (en cliquant sur "Ajouter une catégorie TVA" et en la sélectionnant parmi celles de mon plan), par exemple ici on mettrait : 445755 - TVA déductible 5,5%
Ensuite, selon vos paramètres de séparation comptable :
soit vous avez séparé votre imputation comptable du traitement des documents.
Cela signifie que vous pouvez valider un document sans le catégoriser comptablement ou inversement faire une imputation comptable sans traiter le document. La catégorisation sera disponible dans une section dédiée. Dans ce cas quand vous validez votre imputation comptable, vous voyez la colonne "Catégorisation" de l'onglet Mes factures qui affiche les catégories choisies. Comme par exemple :
soit vous avez intégré l'imputation comptable au traitement de vos documents.
Dans ce cas, quand vous validez l'imputation comptable, vous validez également les informations "Gestion du document" et le statut de votre facture évolue (cf Différents statuts d'un document). Donc depuis Mes factures dans Pré-compta, on verra ainsi la colonne "Catégorisation" de ma facture en "complète" ou "déséquilibré" selon l'avancement et une colonne "comptabilité" avec les catégories comptables assignées au document. Comme par exemple :
⚙️ Imputation comptable avancée : comment ça marche?
On appelle imputation comptable avancée, le fait d'attribuer plusieurs catégories comptables à un même document. C'est une option qui vous permet de ventiler plusieurs montants de votre facture à plusieurs catégories comptables et/ou de TVA.
Dans quels cas est-ce utile ?
Différents types d'achats ou ventes dans la même facture dont il est nécessaire de les séparer comptablement
Factures avec multi-taux de TVA dont il faut séparer comptablement chaque montant
Enregistrement comptable des options de factures (frais de port, déplacement,...)
Par exemple, si on reprend la même facture que plus haut. On pourrait ventiler :
-1664,97€ à la catégorie comptable : 601000 - Achats Matières premières
-7,44€ à la catégorie comptable : 607000 - Achats Marchandises revendus en l'état
-91,98€ à la catégorie de TVA : 445755 - TVA déductible 5,5%
Ainsi :
⚠️ Deux types d'imputation avancée : Par comptes ou Par Articles
1️⃣ Par défaut l'outil vous propose une catégorisation comptable "Par comptes".
L'imputation "Par comptes" vous permet de découper votre facture en autant de catégories que vous le souhaitez.
Pour se faire, il vous faut cliquer sur "Ajouter une catégorie comptable"
Choisissez le compte comptable souhaité et indiquez le montant à associer à ce compte.
⚠️ N'oubliez pas de mettre le signe "-" si c'est un montant relatif à une catégorie de charge.
Si votre Catégorie Comptable n'existe pas, vous pouvez la créer directement depuis le menu déroulant en cliquant sur "Ajouter une Catégorie Comptable"
Rappel : la création et la gestion de vos catégories comptables se fait aussi depuis l'onglet Pré-compta > Paramètres > Catégories.
C'est la même chose, juste en dessous avec les catégories de TVA.
👉 La facture est maintenant assignée à plusieurs catégories.
2️⃣ La méthode d'imputation "Par articles" est également disponible pour votre catégorisation comptable.
Par défaut l'outil propose une imputation "Par comptes" : Si vous souhaitez changer ce paramètre pour tous vos documents, vous pouvez le changer dans Pré-compta > Paramètres :
❓ A quoi sert l'imputation "par articles" et dans quel cas l'utiliser ?
-- L'imputation "Par articles" est dite "intelligente" ou "apprenante" car elle va mémoriser vos imputations pour réagir de façon logique sur vos documents. Elle est utile quand vous avez une certaine quantité d'articles avec des comptes comptables différents, des catégories de TVA différents, et ce sur une certaine quantité de documents.
C'est la récurrence de cas de figure qui rend l'imputation "Par Articles" utile.
Exemple : les factures d'achats METRO pour un restaurateur
Si vous n'avez pas de cas de figure assez récurrents, l'imputation "Par comptes" est probablement suffisante pour votre comptabilité.
Quand je choisis l'imputation "Par articles", l'outil vous propose par défaut une imputation intelligente avec des suggestions de catégories comptables pour chaque article détecté sur la facture. Vous pouvez relancer cette imputation en cliquant sur "relancer l'imputation intelligente" si :
Vous avez paramétré plusieurs factures précédemment et vous voulez appliquer cet apprentissage sur cette nouvelle facture
Vous avez activé le mode "Par articles" il y a longtemps et vous souhaitez le relancer sur cette nouvelle facture
Vous souhaitez réinitialiser l'imputation que vous avez fait
Vous pouvez choisir et modifier la catégorie comptable de chaque article en cliquant sur le menu déroulant associé.
Si l'outil n'a pas trouvé de catégorie comptable pertinente il vous laissera sélectionner vous même, mais il vous montrera des propositions avec un taux de pertinence suggéré :
🏆 Tips Gain de temps
1/ Pour gagner du temps dans votre relecture vous pouvez utiliser le filtre en haut à droite de "Articles" :
2/ Vous pouvez également catégoriser plusieurs articles "en masse", en cochant les articles multiples à catégoriser, puis en bas de la liste en choisissant dans le menu déroulant la catégorie comptable commune :
Au fur et à mesure de votre ventilation, et même une fois que celle-ci est terminée, vous trouverez un récapitulatif de votre imputation en dessous de la liste d'articles :
👉 La facture est maintenant assignée à plusieurs catégories.
Si vous cliquez sur les trois petits points d'une catégorie, vous pouvez supprimer ou modifier cette imputation. Par modifier on entend re-attribuer l'ensemble des articles à une nouvelle catégorie comptable :
❓ A savoir : l'imputation "Par articles" est parfois indisponible en raison de la lisibilité du document importé. Ce message s'affiche alors :
Il vous sera donc recommandé de ventiler "Par comptes".
⚠️ Si vous souhaitez changer de méthode d'imputation sur un document :
de "par articles" vers "par comptes", on vous proposera 2 alternatives :
Rapatrier les catégories comptables sélectionnées (vous retrouverez les catégories comptables choisies) ou Réinitialiser la configuration par défaut (vous repartez d'une imputation vierge)
de "par comptes" à "par articles" : vous repartez d'une imputation suggérée par l'imputation intelligente (cf plus haut)
🤖 Automatiser les imputations comptables
Vous pouvez créer des modèles d'imputation afin de l'assigner à votre convenance aux factures de votre choix. Les modèles d'imputations ne sont disponibles uniquement en mode imputation "Par comptes".