Rendez-vous sur l'onglet "Pré-compta" -> "Comptabilité" -> "Export"
N'oubliez pas dans un premier temps, d'inviter votre comptable sur iPaidthat !
1️⃣ Les différents types de comptabilité
Il est nécessaire dans un premier temps de sélectionner le type de comptabilité liée à l'entreprise.
Par défaut, l'affichage est en comptabilité d'engagement.
Voici la page d'aide concernant l'activation et la compréhension de la comptabilité de trésorerie.
Avec la comptabilité d'engagement, vous allez pouvoir exporter le journal de banque (en rouge) et également les journaux d'achats/ventes (en bleu).
La comptabilité de trésorerie, étant basée sur les mouvements bancaires, vous pourrez alors exporter uniquement les écritures du journal de banque (en rouge).
2️⃣ Les différents formats d'exports disponibles
Dans cette section vous pouvez choisir grâce au menu déroulant le logiciel utilisé par votre cabinet comptable afin d'exporter les données sous le bon format.
Nous proposons plusieurs formats d'exports ainsi qu'un format à personnaliser (vous trouverez la page d'aide sur ce format).
N'hésitez pas à contacter l'équipe support si le format de votre logiciel n'est pas disponible.
3️⃣ Les journaux
Le journal de banque
Si vous souhaitez exporter votre journal de banque vous devez cocher la case rouge
Voici les options complémentaires pour l'export relatif au journal de banque :
Vous pouvez exporter le journal de banque d'un compte bancaire en particulier
Vous pouvez inclure les transactions dont l'association a été ignorée (non conseillé)
Si cette case est cochée, les transactions bancaires seront catégorisées dans un compte comptable d'attente
Les comptes 471 "charges en instance d'affectation" et 472 "produits en instance d'affectation" seront donc utilisés.Vous pouvez inclure les transactions que vous avez indiqué comme des CB différé via des règles d'association.
Le journal d'achats/ventes
Si vous souhaitez exporter votre journal d'achat et de vente, vous devez cocher la case bleue (attention il n'est pas possible d'exporter uniquement le journal d'achat OU le journal de vente).
Voici les options complémentaires pour l'export relatif au journal d'achat et de vente :
Vous pouvez inclure les documents relatifs à chaque notes de frais
Vous pouvez exporter votre journal d'achat et de vente relatif à uniquement certains tags (voici la page d'aide sur la gestion des tags).
Vous pouvez exporter votre journal d'achat et de vente d'uniquement vos documents validés (documents traités). Les documents validés comprennent donc uniquement les documents ayant un statut "A associer" ou "Validé et payé".
4️⃣ Les options disponibles de votre export comptable
Personnaliser les composantes de la colonne "libellé"
Par défaut, nous intégrons le libellé de la pièce/transaction. Il vous est possible de personnaliser ce champ et d'y intégré les composantes de votre choix. Il vous suffit de sélectionner ces dernier via la barre déroulante.
NB : Nous vous conseillons de vérifier au préalable le nombre de caractères maximum disponibles sur votre logiciel comptable.
Choix des dates concernées
Vous pouvez choisir la plage de date souhaitée.
Nous conseillons de définir par défaut les dates de votre exercice comptable, comme cela vous n'aurez à chaque fois que les nouveaux éléments de votre exercice, même si une facture de janvier est importée plusieurs mois après.
Pour cela, rendez-vous sur l'onglet "Pré-compta" -> "Paramètres" -> "Date d'exercice"
NB : Ce paramétrage vous permet également d'y insérer un code de lettrage, qui selon le format d'export sélectionné, sera visible.
Inclure les écritures déséquilibrées
Si vous souhaitez inclure les écritures considérées comme déséquilibrées, vous devez cocher cette case.
Une écriture déséquilibrées est considérées comme telle, lorsqu'il nous manque une information pour avoir une écriture comptable complète, par exemple pour le journal d'achat, si nous n'avons pas la catégorie de classe 6, alors nous ne pourrons pas établir l'écriture dans sa totalité.
Si vous décidez d'activer cette option, 2 options s'offrent à vous :
L'écriture sera simplement pas complète (2 lignes ou lieu de 3 pour l'exemple du journal d'achat)
OUActiver une option pour placer les écritures dans un compte d'attente (Comptabilité ➜ Paramètres ➜ Cocher la case "transactions non traitées en compte d'attente")
Nous ne conseillons pas d'activer cette option car cela pourrait causer des trou dans vos exports et des fichiers impossible à intégrer dans le logiciel comptable.
Inclure les écritures avec un montant nul
Si vous souhaitez créer une écriture comptable y compris pour les lignes de banque et document dont le montant est de 0€, vous devez cocher cette case.
5️⃣ Comment exporter vos écritures comptables ?
Après avoir bien paramétré votre export, ce dernier peut maintenant être téléchargé.
Il est important de suivre ces étapes :
"Mettre à jour" votre recherche et vérifier si l'aperçu de votre recherche vous convient et correspond (vous pouvez cliquer sur "aperçu complet" dans le bandeau jaune afin de voir l'aperçu complet de votre sélection)
Une fois la vérification effectuée, cliquer sur "préparer l'export"
NB: Le bandeau bleu indique le nombre de transaction et/ou de document sur votre tranche de date qui ont déjà été exporté au préalable (afin d'avoir un aperçu en temps réel de ce qui est déjà exporté ou non sur la période)
3. Votre export se chargera en haut à droite de la page export (peut prendre quelques minutes), vous avez alors 2 choix :
Exporter uniquement les écritures comptables
OUExporter les écritures + les factures (dans un seul fichier ZIP)
NB : une fois l'export des écritures comptables effectué, tous les éléments de cet export seront considérés comme exportés. De ce fait vous ne pourrez pas réexporter les mêmes éléments.
La seule solution est d'annuler l'export qui contient les éléments que vous souhaitez réexporter.
Voici comment les documents apparaissent après export :
Voici comment les transactions apparaissent après export :
